Minggu, November 27, 2011

EFFECTIVE LISTENING SKILL DALAM COACHING

Semakin tinggi jabatan, semakin besar aktifitas coaching. Semakin rendah jabatan, semakin tinggi aktifitas teknis. Dalam arti, lebih berfokus pada pendekatan manusia dan aspek non teknis pengembangan sumber daya manusia.

PENGALAMAN PRIBADI
Hmm jadi teringat kala di perusahaan PMA Belanda dulu, hampir diwarning gara-gara ikut membantu operator saya bekerja. "Anda direkrut bukan untuk menjadi operator, tetapi untuk mengawasi dan mendevelop mereka, memotivasi mereka, memuluskan semua aliran prosesnya bukan hal sepele seperti itu, jadilah coach" Ucapan Atasan kala itu. Dulu nggak terlalu paham maksudnya tapi terngiang terus. Kejadian kedua, saat ada barang yang rusak diterima/ terdeteksi oleh operator pengepakan, saya menyalahkan operatornya karena lupa mengecek barang akibat ngantuk, eh malah disalahkan oleh atasan "Sebagian besar masalah adalah dari proses pengelolaan dan hanya sebagian kecil dari faktor manusia, curahkan energi mu pada proses" ucapnya.

Pertama bingung, kok malah saya yang kena ya? Akhirnya dijelaskan sama Atasan supaya barang yang belum di cek nggak lewat ke proses berikutnya gimana? Proses apa yang perlu diperbaiki? Akhirnya tindakan terbaik terpilih pemberian tanda "Dot Marking" /berupa titik dibagian tertentu, sebagai tanda sudah dicek, dan operator selanjutnya akan memeriksa dot marking ini sehingga tidak lolos sampai ke pengepakan, station terakhir sebelum diterima oleh pelanggan akhir.

Tetapi ini juga tergantung culture di perusahaan masing2, ada perusahaan yang majikannya nggak sreg kalo melihat baju manajer itu tidak penuh dengan kotoran, peluh keringat ataupun bercak oli /grease. Mungkin kesannya manager tidak bekerja, ongkang-ongkang kaki. Pernah juga pengalaman terdahulu, gara-gara pandangan seperti ini, saat terjadi breakdown/masalah di produksi semua Senior 3 manager 3 manager+ 3 superintendent+3 supervisor+ 3 Teknisi dari 3 departemen (Engineering, Production, Quality) kumpul semua. Padahal masalah sepele, bukan ikut menyelesaikan masalah, malah hanya mengamati saja dan terkadang meributkan "siapa yang bertanggung jawabatas masalah ini".
Parahnya juga ada manager turun tangan memperbaiki mesin, kalo ini tujuannya untuk pendidikan kepada engineer & operator nya ya sangat baik, sebaliknya kejadian ini berulang-ulang terjadi seolah hilangnya kepercayaan pada bawahannya sendiri dan ketidak berdayaan dalam mendevelop mereka. Alasan terbesar mereka kumpul adalah takut kehilangan informasi aktual yang sebenarnya terjadi. So... yang perlu dipertanyakan ialah communication skill dan leadershipnya. Sepertinya ruh people build first before making product terasa hilang kala itu.

MOTIVASI PADA HAL-HAL INFORMAL
Pengalaman di PMA lain, saat saya sebagai pengawas produksi membawahi beberapa station perakitan, ketika sang manager sowan ke lapangan senantiasa bersikap ramah, terbuka dan empati.
Mgr :Hi Bambang apa kabar?
Saya : Baik Pak, Bapak gimana
Mgr : Baik, meski agak flu. Anak2 dirumah sehat? Oh ya, Anakmu minggu depan Ulang tahun ya? Sampaikan salam saya untuk anakmu ya.
Saya : Anak2 sehat Pak, wah kok Bapak bisa tahu anak saya Ultah minggu depan? (Heran)
Mgr : Ada dech... Ok sukses ya kerjanya, kemarin station mu belum mencapai target ya, Tetapi saya percaya Bambang bisa memastikan bulan ini tercapai target kita. Nanti habis makan siang ke ruanganku ya, kita akan cari solusi untuk masalah ini dan cobakamu pikirkan apayang bisa kita perbuat untuk mencapai target produksi.
Saya : Baik Pak. Terimakasih, nanti saya akan ke ruangan Bapak.
Mgr ; Good Job!

Percakapan diatas dialog yang "mengangkat" motivasi saya kala itu, serasa diperhatikan, tidak ada menyalahkan, menyentuh hal-hal informal sehingga membuat kita rileks dan hormat pada atasan kita kala itu. Sesuai yang dikatakan Prof. Deming dalam 14 Point nya pada "Buang rasa takut karyawan". Selidik punya selidik, manager saya dalam lacinya ada semua Curiculum Vitae bawahannya, dari pihak HRD department. Pantesan tahu ulang tahun anakku.
Hasil riset Blessing White Research di kawasan asia tenggara, bahwa faktor pendorong kinerja karyawan beberapa diantaranya menyinggung soal hubungan komunikasi.

Tabel disamping memperlihatkan bahwa nomor 4, 5 , 6, 7 ialah soal komunikasi yang bisa mendorong kinerja, maka buat kita-kita para manager, datang ke Line produksi jangan omongin target, atau masalah kerjaan. Tanyakan kabarnya, singgung kehidupan pribadinya, buat dia nyaman dengankehadiran anda. Jika menduskusikan masalah, gunakan metode OCDAC yang dijelaskan pada postingan saya sebelumnya disini.

COACHING
Coaching adalah pembinaan dan mengeluarkan potensi-potensi coachee (Yang dicoach) dengan pondasi utama ialah mengarahkan visi, menciptakan suatu dorongan motivasi, sehingga dapat memberdayakan orang yang sedang dilatih seperti karyawan melalui membangun hubungan yang lebih kuat terhadap tujuan hidup/sasaran keberhasilannya.

Dalam aktifitas coaching, salah satu keahlian seoarang coach yang wajib dimiliki ialah Effective Listening skill atau kemampuan mendengarkan secara efektif. Mendengarkan secara efektif adalah memfokuskan perhatian pada si pembicara dan memotivasi kedua pihak, baik pembicara, maupun pendengar.

MENGAPA PERLU MENDENGARKAN SECARA EFEKTIF

Seringkali ketika orang berbicara satu dengan yang lain, mereka tidak mendengarkan dengan penuh perhatian, atau mereka tidak menunjukkan kepada si pembicara bahwa mereka sedang mendengarkan. Perhatian mereka sering teralihkan, dan berpikir tentang apa yang akan mereka katakan, atau berpikir tentang sesuatu yang lain. Sikap-sikap ini sering menimbulkan kesalahpahaman, konflik, dan meretakkan hubungan. Mendengarkan secara aktif akan membantu anda menghindari masalah seperti ini, meningkatkan komunikasi anda, dan membangun hubungan yang lebih kuat.

Manfaat.

1. Membuat orang berbicara lebih banyak dibanding anda.
2. Mendorong anda untuk mendengarkan orang lain dengan penuh perhatian (Empati)
3. Menghindari kesalahpahaman dimana anda harus mengkonfirmasikan apa yang benar- benar anda pahami tentang apa yang dikatakan oleh si pembicara.

Hambatan mendengarkan yang efektif

1. Kita berpikir kita “tahu” apa yang ingin kita dengarkan
2. Kita menghakimi bagaimana cara mereka menyampaikannya bukan isinya (apa yang dikatakan)
3. Kita mencari konfirmasi, bukan informasi
4. Apa yang dikatakan, adalah apa yang seharusnya dikatakan

Teknik mendengarkan yang efektif :

  • Encouraging (memotivasi)
  • Pretending Ignorance (menerima)
  • Memberi perhatian dan menunjukkan keterlibatan emosional (reflecting emotion)
  • Parafrase (mengatakan kembali dengan bahasa yang berbeda)
  • Summarizing (menyimpulkan)

10 Aturan Listening/Mendengarkan yang Efektif

1. Stop Bicara
Kita tidak dapat sekaligus bicara dan mendengarkan. Bila kita bicara, maka kita tidak mendengarkan. Hal ini juga terjadi ketika kita bicara di dalam pikiran kita. Jika kita sedang berpikir tentang apa yang akan kita katakan, maka kita sedang tidak mendengarkan apa yang sedang dikatakan lawan bicara kita.

2. Beri ruang dalam pikiran untuk mendengar
Berfokuslah untuk bereaksi dan member respon pada si pembicara. Luangkan juga ruangan dalam pikiran kita terhadap apa yang pembicara harus katakan. Diamkan pikiran anda dan
fokuskan perhatian kita untuk mendengarkan.

3. Tahan untuk menghakimi
Berikan ruang waktu untuk berpikir dan bereaksi, tanyakan pada diri sendiri, “apakah saya
sudah mendengarkan cerita secara utuh”.

4. Hindari men’Cap’ (menjudge) atau memberi label pada orang terlebih dahulu
Manusia itu unik. Kita cenderung menciptakan label seperti orang ini Liberal, Kepala Batu, orang bijak dan berpikir kita tahu apa yang ada di dalamnya. Kita percaya kita tahu segalanya tentang seseorang, tetapi mereka sama sekali tidak sama.

5. Buka pikiran anda
Ketika seseorang mengatakan sesuatu yang tidak mungkin dilakukan atau tidak realistis, bukalah pikiran kita, bahwa hal tersebut bukanlah sesuatu yang tidak baik.

6. Fokus
Bila seseorang sedang bicara, fokuslah. Jika anda sedang perhatian, tunjukkan beberapa tanda bahwa anda sedang fokus seperti kontak mata – tanpa berpikir sama sekali. Di bawah ini adalah beberapa cara yang menunjukkan kita sedang mendengarkan :
a. pertahankan kontak mata
b. beri tanda non verbal, seperti mengangguk, menunjukkan sikap ketertarikan anda.
c. mendorong pembicara untuk melanjutkan pembicaraan
d. jangan memotong pembicaraan
e. menanyakan pertanyaan terbuka
f. menyimpulkan, hal ini berguna untuk menghindari kesal ketidakyakinan akan apa yang
diharapkan, atau kesepakatan.

7. Visualisasi
Sebuah gambar kadang lebih bermanfaat dari pada kata-kata. Beberapa orang lebih mudah memahami sesuatu secara visual dibanding dengan orang lain.

8. Ingatlah nama
Langkah pertama untuk mengingat nama adalah memutuskan bahwa mereka penting untuk diingat.

9. Gunakan Pertanyaan terbuka

10. Waspada/Aware
Kita harus sadar akan si pembicara, baik verbal maupun non verbal, dan sadar akan kekuatan dan tantangan kita dalam mendengar.

Tidak ada komentar: