Production Planning & Control (PPC)

Saat memfasilitasi tegakknya Operational Excellence di perusahaan bisnis perbaikan kapal dan pembuatan kapal (Ship building & repair), tepatnya di daerah Lamongan Jawa timur, kembali teringat istilah ini. Maklum, hampir 7 tahun sudah tidak berkeimpung di dunia produksi manufacture. Nah kali ini, bukan manufactur yang saya jelaskan melainkan tentang proses bisnis operasional perusahaan bisnis perbaikan kapal dan juga pembuatan kapal.

Proses proyek perbaikan kapal secara umum (generick) terdiri dari penerimaan order, perencanaan, mewujudkan order, pengendalian, dan penjaminan mutu Quality Control dan Quality Assurance. Proses inti ini ditunjang dengan bagian pendukung yaitu HR, General Affairs, Finance, Accounting, Purchasing, Logistics, Information Technology, dan Health Safety Environtment serta bagian pendukung lainnya.

Tujuan umum dalam bisnis perbaikan Kapal ialah memastikan order perbaikan sesuai harapan pelanggan. Harapan mendasar umumnya terdiri dari 3 kata ini:

- Time (Kecepatan waktu dan pengerjaan)

- Quality (Kualitas perbaikan)

- Cost (Biaya yang murah)

Salah satu bagian yang saya fokus kali ini ialah Production Planning & Control (PPC).

Planning tanpa control (pengendalian) seperti sebuah Bank tanpa Manager Bank, Planning menetapkan inisiatif/ pekerjaan sedangkankan control ialah digunakan untuk mengatur proses, menyediakan tindakan-tidakan koreksi jika terjadi penyimpangan rencana pekerjaan untuk revisi/ perubahan yang diperlukan. Production control mengatur bagaimana material dan sumberdaya lain direncanakan, digunakan dari hulu hingga hilir.

Bagian PPC ialah cukup strategis dalam mengendalikan pekerjaan agar sesuai dengan harapan pelanggan dan terhadap regulasi/ peraturan pemerintah ataupun peraturan standard nasional & internasional.

Set Standard

Hal mendasar sebelum PPC "berjalan" ialah matangnya semua standard-standard; waktu & kuantitas.

Tanpa standard yang baik maka fungsi perencanaan akan "GeJe" (Gak Jelas) dan tanpa standard maka fungsi pengendalianpun akan sulit dibilang terarah.

Standard dalam suatu proyek perbaikan akan mengcover antara lain pada standard tiap aktifitas terhadap kebutuhan material, jumlah tenaga kerja, lama pelaksanaan, standard teknis, standard persyaratan sertifikasi.

Yang umum tantangan yang sering terjadi dalam dunia perbaikan (repair) ialah tidak ada/ kurang tepatnya standard lama pengerjaan perbaikan. Patokan utamanya ialah berapa lama yang customer inginkan, makin cepat selesai pastinya membutuhkan makin banyaknya tenaga kerja, alat bantu dan hal pendukung lainnya.

Kapal XYZ membutuhkan 100 hal perbaikan, dari 100 Hal ini tiap tiap bidang pengerjaan untuk mencapai target waktu selesai (harapan pelanggan) maka berapa jumlah tenaga kerja, berapa material yang dibutuhkan, alat kerja apa saja dan jumlah berapa banyak yang diperlukan untuk membantu mencapai target waktu, termasuk resiko-resiko kegagalan dan gangguan lainnya. Sehingga pemenuhan order dapat smooth dan optimum capacity.

Diagram diatas menjelaskan fungsi fungsi penting PPC, Mempunyai dua kaki, Production planning dan Production control.

Peran Production & Planning Control (PPC)

(1) Optimum Utilisation of Capacity:

Memberikan perencanaan tugas dan produksi untuk memastikan semua optimum, tidak ada yang idle, menunggu pekerjaan. Tidak ada order yang tidak dikerjakan dan tidak ada mesin/ peralatan yang idle (menganggur).

(2) Inventory control:

PPC yang tepat akan membantu pengoperasian bisnis usaha dalam menurunkan inventory kedalam batas optimal dan menjaga Just-In-Time production tercapai. Memastikan pengadaan material pada jumlah yang tepat dan waktu yang tepat.

(3) Economy in production time:

PPC juga membantu dalam menurunkan Cycle time dan meningkatkan siklus pekerjaan dengan tepatnya sebuah perencanaan.

(4) Ensure quality:

PPC berperan memastikan pekerjaan dilakukan sesuai standard dan hasilnya juga standard. Secara umum pengusaha ingin agar PPC dapat mengendalikan material dan sumberdaya yang dibutuhkan, dan memastikan kapasitas produksi optimum, namun... yang lebih penting ialah melakukan perbaikan terus menerus pada pemenuhan kualitas dan komitment pada waktu pekerjaan terselesaikan sebagai critical to quality (CTQ) utama yang maha penting. Intinya PPC fokus pada 3 hal; Time, Quality & Cost (TQC) sebagai hal umum pengusaha untuk sukses dalam bisnis.