PDCA - 8 Discipline Problem Solving

Kenal dgn FORD?

Pabrikan kendaraan dunia ini punya identitas sbg DNA aktifitas perbaikan process. Yaitu Delapan D. Ialah sebuah disiplin dalam menyelesaikan semua masalah tidak tercapainya suatu standard atau target.

Ilustrasi untuk kehidupan pribadi di lingkup RT/RW perumahan begini, sederhana looh. Mau? yuk simak.

Latar belakang.

Banyaknya parit perumahan Sukolilo Surabaya, yang tersumbat atau air tidak mengalir. Dampak nya ialah menjadi rumah nyamuk dan juga bau yang tidak sedap. Hasi dari rapat RT, maka rutin dilakukan kerja bakti tiap bulan. sekali dan juga informasi selebaran tiap bulan agar para Warga dapar "ngruwat" parit di depan rumahnya. Kesulitan pelaksanaan ialah penyumbatan parit sulit untuk dibersihkan, endapan lumpur dan material batu/ bahan bangunan memperparah penyumbatan parit.

Disiplin Nol. Membuat Rencana kerja.

Pak RT menetapkan tiap gang mempunyai ketua gang/ ketua lorong, diskusi bersama bendahara RT. Rencananya tim yang dibentuk nantinya terdiri dari:

Ketua ialah pak RT,

Anggotanya ialah 10 ketua Gang.

Serta bendahara RT.

Topik dibahas ialah menghilangkan penyumbatan dan mencegah penyumbatan terjadi dalam 1 tahun kedepan.

Pelaksanaan "proyek" dijadwalkan selesai dalam 1 bulan (November 2017).

Waktu pertemuan rutin diagendakan tiap Malam Jumat untuk membahas progress kegiatan bertempat di rumah Pak RT.

Sumberdaya yang diperlukan ialah Dana untuk pembersihan parit, di rencanakan tidak melebihi 5 Juta rupiah, sumberdana dari iuran warga.

Disiplin ke 1 - Build Team

Pembentukan Tim pun dilakukan pada undangan rapat perdana, total ada 10 ketua gang bersedia menjadi bagian tim penyelesaian masalah. Hasil pertemuan ini disosialisasikan ke WA group warga Sukolilo.

Disiplin Dua (D-2) : Define and Describe the Problem (Mendefinisikan dan Menjelaskan Permasalahan).

Setelah Team dibentuk, di rapat perdana itu para anggota diminta untuk mengumpulkan titik titik sumbatan parit tiap gangnya. Akhirnya setelah mengumpulkan data-data, secara 5W2H juga jelas dipaparkan:

Who : Titik sumbatan telah teridentifikasi tiap tiap jalur parit.

What : Penyumbatan di kolong jembatan garasi mobil

Why : Sulit dibersihkan oleh warga karena butuh keahlian, alat, tenaga dan waktu. karena sumbatan di kolong jembatan garasi mobil.

Where : Ditiap gang perumahan sukolilo

How : Panggil tim tukang (kontraktor) untuk melakukan pengerukan parit

How many : Ada 80 lajur parit dengan 250 titik sumbatan dibawah kolong jembatan garasi rumah

How much : Biaya per jalur sekitar 250 ribu/ lajur.

Disiplin Tiga (D-3) : Implement Interim Containment Action (Menerapkan Tindakan Kontainmen Sementara)

Tindakan sementara ialah mengurangi penyumbatan dan bau. Tim memutuskan untuk kerja bakti esok harinya, dibantu bambu bambu sebagai alat "menyogok" sumbatan di kolong jembatan garasi mobil.
Mengambil sampah yang mengapung dan sampah yang bisa diambil dengan cangkul dan sekop.

Serta menabur bubuk abate pembuh jentik nyamuk.
Dan menghimbau warga agar melakukan pembersihan mandiri.
Untuk endapan material di dalam kolong yang tidak bisa diambil, dibiarkan sementara dan akan dicari kontraktor yang mampu mengerjakan.

Disiplin Empat (D-4) : Root Cause Analysis (Analisis Akar Penyebab Permasalahan)

Mengapa tersumbat? Akar penyebabnya ialah
1. Ketidak mampuan warga (pemilik rumah) untuk melakukan pengerjaan pembersihan. Butuh alat dan skill "tukang".
2. Ada rumah yang tidak berpenghuni/ tidak ditempati. Pemilik jauh diluar kota, sehingga pembersihan kolong tidak dilakukan dan juga terkait akar penyebab pertama.
3. Ada sampah rumah tangga di 10 titik sumbatan, karena 8 Bak sampah di depan rumah rusak dan ada 2 tidak tersedia bak sampah.
4. Kerja bakti kurang maksimal, kehadiran hanya 25% warga dan alat kerja bakti kurang (cangkul, sekop, parang, linggis)



Disiplin Lima (D-5) : Corrective Action (Tindakan Perbaikan)

Tujuan utama Corrective Action atau Tindakan Perbaikan adalah menghilangkan akar penyebab permasalahan dan mencegah permasalahan yang sama tidak terulang kembali.

Tindakan koreksi yang dilakukan ialah melakukan pengerukan oleh kontraktor. 

Lihat gambar disamping... kerja keras kontraktor masuk kolong jembatan garasi mobil di suatu rumah. Semoga beliau di berkahi oleh Tuhan akan kerja kerasnya.

Tim kemudian bersama kontraktor bekerja, tiap hari minggu dilakukan pembersihan dengan per pekerjaan dengan target perdana ialah pembersihan 10 parit.

Sudah digali endapan lumpur/material bangun yang berada di kolong jembatan garasi mobil tiap tiap rumah yang mengalami sumbatan.

Akhirnya semua parit sudah mengalir airnya. Bersih dari endapan lumpur. Dan hasil evaluasi kinerja tukang (kontraktor) dinilai baik.

Total endapan yang digali ialah 200 karung material lumpur, batu bata, dan kayu, total sekitar 20 M3.

Maka tim memutuskan agar tiap bulan Ketua gang membuat laporan titik sumbatan jika ditemukan.

Lebar parit di lokasi kolong jembatan garasi tiap rumah diperlebar + 20 Cm agar mudah dilakukan pembersihan.

Dilarang keras membuang material bangunan renovasi rumah ke parit. Jika ada yang membangun, maka diwajibkan memastikan tidak ada material bagunan jatuh ke dalam parit. Membuat bak sampah standard. Iuran warga ditambah Rp. 10 ribu/bulan untuk biaya pengerukan parit tahunan.

Disiplin Enam (D-6) : Implement and Validate Corrective Action (Menerapkan dan Menvalidasi Tindakan Perbaikan)

Disiplin Enam ini adalah menerapkan tindakan perbaikan terbaik yang dipilih dan menvalidasi atau melakukan verifikasi apakah Tindakan Perbaikan yang telah diterapkan tersebut telah berjalan dengan efektif untuk menghilangkan akar penyebab permasalahan. 

Hasil bulan November, maka ide pengerukan oleh kontraktor pun di implementasikan ke 100% lajur parit semua perumahan sukolilo. Standard pengerjaan ialah 1 hari 10 parit selesai dengan biaya 250 ribu/ parit.

 

Dispilin Tujuh (D-7) : Preventive Actions (Tindakan Pencegahan)

Tindakan Pencegahan atau Preventive Action diperlukan untuk mencegah permasalahan yang sama agar tidak terulang lagi melalui analisis terhadap potensial-potensial permasalahan. 

Untuk mencegah parit tidak tersumbat lagi maka:

1. Tiap bulan ada laporan ketua gang tentang titik sumbatan parit.

2.  Kerja bakti tiap bulan

3. Kontraktor tetap melakukan survey tiap 3 bulan.

4. Sampah harus diangkut tiap hari

5. Bak sampah standardnya ialah 0.8 M3

6. Menetapkan anggaran pengerukan parit tiap bulan November 2017

7. Menyediakan 10 cangkul, 5 linggis, 5 sekop sebagai inventaris RT untuk mendukung kerja Bakti.

8. Parit terbuka ditutup jeruji besi agar material/ sampah tidak jatuh ke dalam parit.

Disiplin Delapan (D-8) : Congratulate your Team (Pengakuan dan Penghargaan Team)

Pasca 3 bulan setelah proyek dilakukan maka Pak RT bersama tim dan warga merayakan kesuksesan bersama, potong tumpeng dan makan bersama. Sembari menunjukkan dokumentasi Before vs After foto foto hasil perbaikan.

Dari web ilmumanajemenindustri.com saya ambil (nyuwun suwu) sebagai pemaparan teoritisnya.

Pengertian Eight Disciplines (8D) dan Penerapannya –

Eight Diciplines atau disingkat dengan 8D adalah suatu alat pemecahan masalah yang digunakan untuk mengidentifikasikan, memperbaiki dan menghindari terulangnya permasalahan yang telah terjadi. Eight Discipline (8D) atau Delapan Displin ini akan sangat berguna apabila kita gunakan dalam kegiatan peningkatan kualitas kerja maupun perbaikan kualitas produk karena didalamnya terdapat tindakan perbaikan yang bersifat permanen berdasarkan analisis statistik dari masalah yang terjadi sehingga dapat menemukan akar penyebab permasalahan tersebut. Eight Disciplines atau 8D pada dasarnya mengikuti siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) dalam pemecahan dan penyelesaian suatu masalah.

Metoda pemecahan masalah 8D (Eight Discipline) ini pertama kali diperkenalkan oleh sebuah perusahaan otomotif terkenal yaitu Ford Motor Company pada tahun 1987 melalui manual yang dipublikasikannya dengan judul “Team Oriented Problem Solving” atau disingkat dengan TOPS. 8D tersebut kemudian dikembangkan dengan menambahkan satu poin lagi yaitu “Perencanaan” atau “Plan” sebelum Disiplin pertama. Ford menetapkan 8D sebagai  standar globalnya sehingga 8D sering disebut juga dengan Global 8D.

Tujuan Ford mengembangkan Metode Eight Discipline (8D) ini adalah untuk membantu Team-nya dalam menangani permasalahan keselamatan dan pengendalian kualitas. Pemecahan masalah dengan Metode 8D dapat diaplikasikan pada hampir semua industri terutama pada industri manufakturing otomotif, aerospace dan perangkat-perangkat Elektronika.

8D (Eight Disciplines)

8D sebenarnya terdiri dari 9 poin, mulai dari poin D0 (Disiplin-Nol) hingga poin D8 (Disiplin-Delapan).

Disiplin Nol (D-0) : Plan (Perencanaan)

Sebelum membentuk Team untuk pemecahan permasalahan, hal yang paling pertama adalah merencanakan topik permasalahan, siapa yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam Team, Waktu yang diperlukan serta merencanakan penggunaan sumber daya lainnya.

Disiplin Satu (D-1) : Build a Team (Pembentukan Team)

Membentuk Team untuk memecahkan masalah yang terjadi. Anggota Team yang terpilih harus memiliki keahlian dan pengetahuan yang dapat mendukung penyelesaian masalah, memiliki komitmen atas waktu dan energinya dalam mengikuti proses penyelesaian masalah yang dihadapi.

Disiplin Dua (D-2) : Define and Describe the Problem (Mendefinisikan dan Menjelaskan Permasalahan).

Setelah Team dibentuk, jelaskan permasalahan yang dihadapi tersebut dengan jelas. Pada umumnya menggunakan metode 5W2H yaitu :

Who (Siapa)What (Apa)Where (Dimana)When (Kapan)Why (Mengapa)How (Bagaimana)How Many (Berapa)

Disiplin Tiga (D-3) : Implement Interim Containment Action (Menerapkan Tindakan Kontainmen Sementara)

Setelah permasalahannya diketahui dan didefinisikan, maka tindakan selanjutnya adalah menemukan cara atau tindakan sementara yang tepat sehingga permasalahan tersebut tidak mempengaruhi kualitas produk dan memperlambat proses produksi ataupun menghindari dampak yang akan terjadi pada pelanggan. Umumnya, tindakan pada disiplin ini adalah melakukan penyortiran (sorting) antara barang yang sesuai dengan spesifikasi dengan barang yang cacat. Barang atau produk cacat harus diambil tindakan selanjutnya apakah dikerjakan ulang ataupun di disposal (dibuang).

Disiplin Empat (D-4) : Root Cause Analysis (Analisis Akar Penyebab Permasalahan)

Identifikasikan penyebab-penyebab terjadinya permasalahan serta mengidentifikasikan mengapa permasalahan tersebut tidak terdeteksi pada saat terjadi. Kita dapat menggunakan alat seperti Five Whys (Lima Mengapa) dan Diagram Ishikawa (Diagram Sebab Akibat) dalam mengidentifikasikan akar penyebab permasalahan.

Pada dasarnya, cara yang terbaik untuk mencegah terulangnya permasalahan yang telah terjadi adalah menemukan akar permasalahannya dan  mengeliminasinya.

Disiplin Lima (D-5) : Corrective Action (Tindakan Perbaikan)

Tujuan utama Corrective Action atau Tindakan Perbaikan adalah menghilangkan akar penyebab permasalahan dan mencegah permasalahan yang sama tidak terulang kembali. Tindakan Perbaikan ini harus didokumentasikan dengan baik, beberapa informasi penting seperti individu atau kelompok penanggung jawab serta rencana waktu penerapan harus dituliskan dengan jelas. Setelah diterapkan, waktu aktual penerapan tindakan perbaikan dan hasilnya harus dicatat dengan baik.

Pada umumnya, suatu akar penyebab permasalahan membutuhkan beberapa Tindakan Perbaikan (Corrective Action).

Disiplin Enam (D-6) : Implement and Validate Corrective Action (Menerapkan dan Menvalidasi Tindakan Perbaikan)

Disiplin Enam ini adalah menerapkan tindakan perbaikan terbaik yang dipilih dan menvalidasi atau melakukan verifikasi apakah Tindakan Perbaikan yang telah diterapkan tersebut telah berjalan dengan efektif untuk menghilangkan akar penyebab permasalahan. Jika Tindakan Perbaikan yang diterapkan tersebut tidak dapat menghilangkan akar penyebab sepenuhnya ataupun permasalah yang sama masih terjadi, maka harus kembali ke Disiplin Empat (D4) untuk mengulangi langkah Analisis terhadap Permasalahan yang terjadi dan menemukan Akar Penyebab Permasalahan yang sebenarnya.

Dispilin Tujuh (D-7) : Preventive Actions (Tindakan Pencegahan)

Tindakan Pencegahan atau Preventive Action diperlukan untuk mencegah permasalahan yang sama agar tidak terulang lagi melalui analisis terhadap potensial-potensial permasalahan. Potensial Permasalahan dapat dianalisis berdasarkan hasil dari alat yang dinamakan dengan FMEA (Failure Mode and  Effects Analysis).

Tindakan-tindakan yang dapat diambil dapat berupa perubahan terhadap sistem operasi, sistem manajemen serta perubahan metode dan prosedur sehingga permasalahan yang sama (atau hampir sama) tidak terulang kembali.

Disiplin Delapan (D-8) : Congratulate your Team (Pengakuan dan Penghargaan Team)

Setelah kegiatan ini berhasil menghilangkan akar penyebab permasalah dan permasalahan yang sama tidak terulang lagi, maka manajemen harus memberikan pengakuan ataupun penghargaan terhadap anggota team yang telah berusaha memberikan konstribusi terhadap penyelesaian masalah yang bersangkutan.

Tantangan 8D

Nah dari pengalaman penulis, yang terbesar ialah
1. Komitment, bersepakat bersama mencapai satu tujuan yang sama
2. Kolaborasi, bersepakat masalah ialah milik bersama
3. Komunikasi, memaparkan informasi fakta dan data secara baik ke warga.

Salam Improvement di hati!