Mengobati Kerjasama team dan Silo
Deming ahli kualitas ngomong:
80% permasalahan ialah bersumber dari sektor pengelolaan atau manajemen, sisanya yg 20% adalah faktor lainnya.
Manajemen secara simple diartikan sebagai proses mengelola sumberdaya untuk mencapai harapan. Mengelola dimulai dengan Planning, lanjut Orgnazing, Actuating dan Controlling (POAC). Mungkin kawan pernah dengar kata dari Benjamin:
Yah bener, menggugah pola pikir kita bahwa suatu hasil yang baik datang dari perencanaan yang baik. Eksekusi rencana paling dominan ke-strugellannya ialah dari kolaborasi dan komitment yang terkadang "mengkambing hitamkan" manusia yang bukan kambing. Hehe....
Maksud saya adalah, membangun kolaborasi dan komitment ialah dibangun pada jelasnya penanggung jawab, kewenangan, pihak yang harus dikonsultasikan dan di informasikan, bukan hanya sekedar bimbingan "di kelas" semata. Jelas yang Responsible, Accountable, Consulted dan Informed disingkat RACI.
R = Yang bertanggung jawab sebagai pelaksana rencana
A = Yang berwenang memberikan keputusan, Go-No-Go.
C = Yang harus dimintai bimbingan/ nasehat
I = Yang harus di update tentang progress penyelesaian rencana
Minimal ditentukan siapa yang penanggung jawab utama, siapa yang supporting. Sederhana dulu.
Lihat gambar dibawah hasil survey dari Palladium institute:
Salah satu hal yang dibicarakan ialah soal "Allignment"
Misalkan perusahaan ingin menurunkan biaya tenaga kerja.
Idenya menurunkan jumlah biaya lembur minimal 30%
Siapa yang menggunakan manpower? tentulah pihak operation atau misalkan pihak factory manager.
Namun temuan penulis, target penurunan biaya tenaga kerja ini dibebankan ke divisi HR. Ini yang salah kaprah! Salah merencanakan penanggung jawab.
Gunakan tools X Matrix untuk memudahkan, atau disebut Strategy Deployment Matrix atau Hoshin plan.
Apakah itu?
Sederhananya berkonsep "What-How" & Catch-Ball
Contoh:
What: Menurunkan biaya tenaga kerja
How : Menurunkan biaya lembur 30%
Who responsible : Factory manager, support by HR Manager.
What : Menurunkan biaya lembur
How : Menurunkan lama perbaikan kerusakan mesin minimal 50%
Who responsible : Manager teknik, support by Production manager
What : Menurunkan lama perbaikan kerusakan mesin
How : Menurunkan tingkat downtime mesin minimal 75%
Who responsible : Area engineer, support by Production line supervisor
What : Menurunkan tingkat downtime mesin
How : Pelaksanaan Condition Monitoring performance minimal 90%
Who responsible : CM Technicians, support by Production line supervisor
What : Pelaksanaan Condition Monitoring
How : Melengkapi metode standard pengukuran dan alat ukur 100%
Who responsible : PM Engineer, support by Proqurement & Training Manager.
Jadi seperti "Catch Ball", atau bola dilempar estafet hingga ke bagian pelaksana. Pembagian tugas terstruktur memperjelas makna dari kolaborasi atau kerja bersama.
Lihat X-Matrix sederhana ini:
Dari bawah, ada warna hijau: ialah menetapkan goal bisnis utama.
Warna Biru, menjelaskan strategy mencapai goal bisnis utama.
Kuning, menjelaskan inisiatif atau program kerja.
Merah, menetapkan ukuran keberhasilan dan target inisiatif (KPI).
Ungu, menetapkan pihak penanggung jawab. Siapa yg Main dan Support.
Dengan "Jelas" siapa yang in-charge, maka engagement karyawan otomatis naik dan hasil akhirnya mudah mengorganisir, melaksanakan, dan mengendalikan rencana. Juga memastikan inisitif "align" atau selaras dengan bisnis Goal. Data dari perusahaan yang mengimplementasikan KPI, merasa tidak ngefek, nice on paper, dan di cek karena salah menetapkan planning.
Silo organization pun, akan tereduksi dengan sendirinya.
Hal lain, Human Resources atau Human Capital, belum dirasa sebagai business partner. Saat terasa SILO, yang dilakukan sebagian besar hanya fokus ke pelatihan, team building, seminar seminar dll yang harusnya lebih fokus dalam pengelolaan process management strategy execution.Semoga perusahaan kawan2 tidak demikian halnya.
Hal lain dalam eksekusi sukses ialah:
Clarity pada important goal,
Communication dan
Capability tiap leader dalam menentukan program kerja.
Nah terakhir ini, peningkatan kompetensi (capability) perlu dukungan sistem pelatihan dari HR agar para leader agar mampu menentukan program kerja, ranah HR sebagai Bussines Partner.
HR Business Partner adalah Departemen Sumber Daya Manusia bertindak sebagai Business Partner (Mitra Usaha) dan berpartisipasi dalam perencanaan strategis untuk membantu memenuhi tujuan business sekarang dan masa depan, dan tidak hanya berkonsentrasi pada tugas HR seperti tunjangan, gaji karyawan dan hubungan industri, tetapi Departemen HR juga berusaha untuk menambah nilai perusahaan dengan mengawasi perekrutan, pelatihan, kemajuan dan penempatan karyawan baru yang dibutuhkan saat ini dan masa depan.
Ingat rumus "sixsigma"
Y = f(X), hasil didapat dari proses mengelola sumberdaya.
80% permasalahan ialah bersumber dari sektor pengelolaan atau manajemen, sisanya yg 20% adalah faktor lainnya.
Manajemen secara simple diartikan sebagai proses mengelola sumberdaya untuk mencapai harapan. Mengelola dimulai dengan Planning, lanjut Orgnazing, Actuating dan Controlling (POAC). Mungkin kawan pernah dengar kata dari Benjamin:
Yah bener, menggugah pola pikir kita bahwa suatu hasil yang baik datang dari perencanaan yang baik. Eksekusi rencana paling dominan ke-strugellannya ialah dari kolaborasi dan komitment yang terkadang "mengkambing hitamkan" manusia yang bukan kambing. Hehe....
Maksud saya adalah, membangun kolaborasi dan komitment ialah dibangun pada jelasnya penanggung jawab, kewenangan, pihak yang harus dikonsultasikan dan di informasikan, bukan hanya sekedar bimbingan "di kelas" semata. Jelas yang Responsible, Accountable, Consulted dan Informed disingkat RACI.
R = Yang bertanggung jawab sebagai pelaksana rencana
A = Yang berwenang memberikan keputusan, Go-No-Go.
C = Yang harus dimintai bimbingan/ nasehat
I = Yang harus di update tentang progress penyelesaian rencana
Minimal ditentukan siapa yang penanggung jawab utama, siapa yang supporting. Sederhana dulu.
Lihat gambar dibawah hasil survey dari Palladium institute:
Salah satu hal yang dibicarakan ialah soal "Allignment"
Misalkan perusahaan ingin menurunkan biaya tenaga kerja.
Idenya menurunkan jumlah biaya lembur minimal 30%
Siapa yang menggunakan manpower? tentulah pihak operation atau misalkan pihak factory manager.
Namun temuan penulis, target penurunan biaya tenaga kerja ini dibebankan ke divisi HR. Ini yang salah kaprah! Salah merencanakan penanggung jawab.
Gunakan tools X Matrix untuk memudahkan, atau disebut Strategy Deployment Matrix atau Hoshin plan.
Apakah itu?
Sederhananya berkonsep "What-How" & Catch-Ball
Contoh:
What: Menurunkan biaya tenaga kerja
How : Menurunkan biaya lembur 30%
Who responsible : Factory manager, support by HR Manager.
What : Menurunkan biaya lembur
How : Menurunkan lama perbaikan kerusakan mesin minimal 50%
Who responsible : Manager teknik, support by Production manager
What : Menurunkan lama perbaikan kerusakan mesin
How : Menurunkan tingkat downtime mesin minimal 75%
Who responsible : Area engineer, support by Production line supervisor
What : Menurunkan tingkat downtime mesin
How : Pelaksanaan Condition Monitoring performance minimal 90%
Who responsible : CM Technicians, support by Production line supervisor
What : Pelaksanaan Condition Monitoring
How : Melengkapi metode standard pengukuran dan alat ukur 100%
Who responsible : PM Engineer, support by Proqurement & Training Manager.
Jadi seperti "Catch Ball", atau bola dilempar estafet hingga ke bagian pelaksana. Pembagian tugas terstruktur memperjelas makna dari kolaborasi atau kerja bersama.
Lihat X-Matrix sederhana ini:
Dari bawah, ada warna hijau: ialah menetapkan goal bisnis utama.
Warna Biru, menjelaskan strategy mencapai goal bisnis utama.
Kuning, menjelaskan inisiatif atau program kerja.
Merah, menetapkan ukuran keberhasilan dan target inisiatif (KPI).
Ungu, menetapkan pihak penanggung jawab. Siapa yg Main dan Support.
Dengan "Jelas" siapa yang in-charge, maka engagement karyawan otomatis naik dan hasil akhirnya mudah mengorganisir, melaksanakan, dan mengendalikan rencana. Juga memastikan inisitif "align" atau selaras dengan bisnis Goal. Data dari perusahaan yang mengimplementasikan KPI, merasa tidak ngefek, nice on paper, dan di cek karena salah menetapkan planning.
Silo organization pun, akan tereduksi dengan sendirinya.
Hal lain, Human Resources atau Human Capital, belum dirasa sebagai business partner. Saat terasa SILO, yang dilakukan sebagian besar hanya fokus ke pelatihan, team building, seminar seminar dll yang harusnya lebih fokus dalam pengelolaan process management strategy execution.Semoga perusahaan kawan2 tidak demikian halnya.
Hal lain dalam eksekusi sukses ialah:
Clarity pada important goal,
Communication dan
Capability tiap leader dalam menentukan program kerja.
Nah terakhir ini, peningkatan kompetensi (capability) perlu dukungan sistem pelatihan dari HR agar para leader agar mampu menentukan program kerja, ranah HR sebagai Bussines Partner.
HR Business Partner adalah Departemen Sumber Daya Manusia bertindak sebagai Business Partner (Mitra Usaha) dan berpartisipasi dalam perencanaan strategis untuk membantu memenuhi tujuan business sekarang dan masa depan, dan tidak hanya berkonsentrasi pada tugas HR seperti tunjangan, gaji karyawan dan hubungan industri, tetapi Departemen HR juga berusaha untuk menambah nilai perusahaan dengan mengawasi perekrutan, pelatihan, kemajuan dan penempatan karyawan baru yang dibutuhkan saat ini dan masa depan.
Ingat rumus "sixsigma"
Y = f(X), hasil didapat dari proses mengelola sumberdaya.
Comments