Bisnis Efisien Strategy

Cukup menarik beberapa artikle yg saya baca di hari ini, di bulan mendekati ujung tahun berakhirnya 2017. Era akhir tahun umumnya perusahaan sibuk membuat perencanaan di tahun depan, menetapkan sasaran tahunan, program kerja/ inisiatif, anggaran yang diperlukan dan activity plan.

Tentunya semua pengusaha atau para profesional sudah tanggap bahwa peningkatan daya saing selain peningkatan mutu adalah juga menurunkan biaya untuk mendapatkan laba yang sesuai yang diharapkan, mengingat price atau harga ditetapkan oleh pelanggan. Kalo nggak untung ya jangan berbisnis ya Kan.

Saat rekanan menanyakan ke Bapak Sodono Salim (Liem Sio Liong) tentang bisnis yang efektif dan efisien itu seperti apa, dengan bahasa sederhana Om Liem memamaparkan:

“Maaf ya dik, saya ini hanya seorang praktisi. Saya tidak tahu harus menjawab apa terkait bisnis yang efektif dan efisien itu. Setahu saya, caranya adalah besarkan untung, tekan biaya atau pengeluaran, berpegang teguh pada nilai yang baik dan benar dalam mencapainya, serta berbagilah (sodaqoh) kepada orang lain. Itu saja. Maka kalau kita selama ini berbisnis tapi ternyata kita tidak untung, ya jangan berbisnis. Tapi ingat, itu harus dilakukan dengan cara yang baik dan benar. Jika punya hutang, bayar. Jika mendapat investor, amanah. Jika kita meminjam sesuatu, kembalikan. Jangan coba-coba jadi penipu dalam bisnis. Sekali dua kali mungkin bisa, yang ketiga mencoba lagi sudah tidak ada orang yang percaya.”

Bisnis usaha yang berjalan efisien memungkinkan kita untuk menganggarkan lebih banyak sumber daya untuk pengembangan perusahaan dan peningkatan keuntungan. 

Namun jika laba masih suram, genreal checkup pun perlu dilakukan menilai tingkat efisiensi proses bisnis, selain yang juga disarankan oleh Om Liem diatas.

Dalam bukunya Berny Gomulya tentang Lima prinsip rahasia eksekusi program kerja meraih bisnis sukses diterangkan bahwa yang pertama harus jelas diawal ialah mempunyai tujuan penting yang jelas, dikomunikasikan, dan juga meingkatkan kolaborasi semua pihak (karyawan).  

Dan beberapa prinsip umum yang dapat juga kita terapkan dalam bisnis dan situasi untuk meningkatkan efisiensi perusahaan kita, apapun jenis industri yang kita jalankan ialah :

 

1. Hilangkan hambatan komunikasi dalam perusahaan

Perusahaan yang terstruktur dari atas ke bawah dengan serangkaian divisi yang berjalan masing-masing atau bahkan bersaing satu sama lain, tidak menciptakan wadah sehat untuk berbagi informasi. 

Buatlah sistem jaringan yang memungkinkan para pekerja untuk menyimpan dan berbagi informasi. Doronglah budaya “open-door” di mana para pekerja tidak takut untuk memberikan ide, saran, dan tanggapan mereka kepada manajemen dan rekan kerja. 

Komunikasi yang lebih baik meningkatkan efisiensi perusahaan kita dengan memastikan bahwa semua pihak memiliki akses terhadap informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaannya dengan baik.

2. Go digital

Menjadi bisnis tanpa kertas tidak hanya merupakan ukuran bahwa perusahaan anda cinta akan lingkungan / go green; karena juga masuk akal secara finansial jika sistem proses kita digitalisasi, otomatis dan arus data informasi terintegrasi. 

Cukup menyederhanakan perusahaan kita, meningkatkan kecepatan saat kita berbagi informasi terkait pekerjaan dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Misalnya hal sederhana, mintalah bank, penyedia dan klien kita untuk mengirim pernyataan, faktur dan pesanan secara elektronik, dan batasi pencetakan email dan dokumen sebanyak mungkin. Atau contoh disekitar kita pembelian barang tidak perlu harus ke toko, melainkan cukup via online.

3. Buat program manajemen yang kuat

Analisis penggunaan energi dan sumber daya kita saat ini dan selidiki bagaimana kita dapat meningkatkan kinerja energi perusahaan kita. Tetapkan tujuan untuk penggunaan energi yang lebih efisien dan laksanakan rencana tersebut. Ukur kinerja kita, kenali pencapaian kita dan evaluasi ulang program energi kita.

4. Identifikasi faktor kinerja dan produktivitas perusahaan

Misalnya, persediaan produksi dan tingkat kepuasan pelanggan. Tetapkan target yang hendak dicapai di area tersebut, dan tunjuk karyawan tertentu untuk bertanggung jawab untuk mencapai tujuan itu. Jangan lupa, ukur dan evaluasi hasilnya secara berkala.

Ingat hukum Pearson, “that which is measured improves.”  Sebagai contoh, sebuah produsen kursi menargetkan untuk menyimpan 1.000 unit kursi dan mempertahankan kepuasan pelanggan pada tingkat tinggi. Untuk memastikan tujuan tersebut terpenuhi, stok pun dipantau secara teratur dan kepuasan pelanggan diukur dengan survei pelanggan. Sehingga manajemen menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk memantau dan mengukur kinerja.

5. Buat rencana penanganan kecelakaan dan bencana

Terlalu asyik berfokus pada pencapaian target, jangan kesampingkan hal yang satu ini, agar tidak disebut gagal fokus. Perusahaan yang efisien mempersiapkan diri menghadapi bencana untuk memastikan mereka dapat bereaksi dengan baik saat terjadi hal-hal yang tak diinginkan. Analisalah potensi risiko bagi perusahaan kita, lalu minimalkan.

Kenali aset paling berharga perusahaan kita; staf, database, atau mesin-mesin mahal, dan siapkan rencana darurat untuk melindungi aset tersebut dari risiko yang tidak dapat terhindari, seperti bencana alam. 

6. Kenali Pemborosan di rantai proses

Pemborosan-pemborosan itu antara lain:

• Pemborosan di Process. Misal: rework, waiting, not utilized people, motion, excessive process.
• Pemborosan di Place (infrastruktur). Misal: Transportation: layout yang tidak sesuai alur proses, gedung yang terpisah-pisah, asset yang tidak terutilisasi ke return (banyak ruang kosong, dll)
• Pemborosan di Policy (kebijakan). Misal: inventory, overproduksi.
• Pemborosan di Product. Misal: Defect, atau ada elemen atau part produk yang tidak bermanfaat bagi pelanggan maupun branding perusahaan. Misal: plastic belanja di retail yang super warna-warni.
• Pemborosan di Struktur organisasi: ada bagian-bagian yang tidak mendukung proses bisnis. Misal jabatan yang diada-adakan, atau struktur yang malah menghambat alur proses, atau struktur pekerjaan yang overlap satu bagian dengan bagian lain (redundan).
• Pemborosan di Promotion. Misal: aktivitas sales marketing yang tidak menambah edukasi yang konsisten pada calon prospek, atau conversion rate yang rendah

 

Referensi bacaan : Majalah shift Indonesia