People Review Program

Hasil obrolan dan jalan-jalan dengan para praktisi HRD tentang People Review Program (PRP) menyimpulkan perjalanan program ini patut kita care lebih dalam. PRP adalah program -me-REVIEW profile karyawan, untuk memetakan POTENSI karyawan. Teknik pemetaan ini telah lama diterapkan dalam manajemen SDM Citibank, GE, Astra Group dan perusahaan papan atas lainnya.

PRP didefinisikan sebagai kegiatan yang melibatkan sekelompok orang, bagian dari manajemen perusahaan, dengan topik pembicaraan berfokus pada masalah sumber daya manusia. Bisa dikatakan people review merupakan salah satu teknik assessment, di mana dalam pokok kegiatan yang dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap :

• Individu yang ada dalam organisasi, terutama yang memegang posisi kunci, misal level staf ke atas.
• Evaluasi kesesuaian pola manajemen terhadap sumber daya manusia
• Isu-isu pengembangan dan pemanfaatan sumber daya manusia. 
   

Proses PRP yang dipetakan dalam diagram Suplier Input Proces Output (SIPOC)

Dalam perusahaan yang masih menerapkan pendekatan tradisional, sangatlah jarang dikembangkan kegiatan evalusi semacam ini. Biasanya hanya perusahaan-perusahaan besar yang manajemennya sudah memahami SDM sebagai investasi yang tak ternilai mempunyai kesadaran akan perlunya evaluasi pemetaan karyawannya. Jangan melakukan PRP tanpa sponsor kuat dari Top Manajemen.

Penerapan people review dalam organisasi setidaknya mempunyai beberapa tujuan yaitu :

• Setiap lini manajemen mempunyai data yang akurat serta data terkini mengenai peta SDM di areanya. Terutama bila people review dilakukan secara periodik, misal dalam setahun dilakukan 2 kali. Data-data akurat yang diperoleh di lapangan akan dapat dijadikan dasar acuan paling up date bagi manajemen untuk mengetahu kondisi SDM di areanya dan akan dapat diantisipasi sejak dini bila ada hal yang kurang berkenan, misal ditemukannya masalah-masalah karyawan.
• Menyusun dan mengevaluasi pengembangan SDM secara terencana.
• Memiliki peta kaderisasi kepemimpinan dalam organisasi.

Sebagai wadah untuk mengkomunikasikan permasalahan SDM yang berkembang di dalam organisasi.

Tata Cara PRP

DO's

Bagaimana konsep people review diterapkan dalam membangun efektifitas organisasi? Hal yang perlu diperhatikan adalah ketika melakukan people review maka kita melakukan sebuah proses untuk :
1. Mengevaluasi potensi kekuatan dan kelemahan individu, yaitu menilai potensi masing-masing yang dipunyai oleh individu tersebut.
2. Merencanakan dan mengevaluasi pengembangan individu dan organisasi.
3. Membandingkan kualitas individu dengan tuntutan fungsi yang ditugaskan saat ini ataupun yang akan diproyeksikan untuk individu tersebut di kemudian hari.

4. Menganalisa efektifitas organisasi, sehingga apakah perlu dilakukan mutasi / perpindahan karyawan ataukah tidak, terutama bila kita menemukan karyawan yang bermasalah (problem employee).

Dont's

Dalam menerapkan people review beberapa hal yang perlu kita pahami adalah saat kita melakukan people review kita tidak boleh melakukan tindakan berikut :

1.Melakukan penilaian kinerja / performance appraisal. People review berbeda dengan penilaian kinerja. People review adalah evaluasi untuk memetakan potensi individu. Sedangkan penilaian kinerja merupakan suatu kontrak kerja yang dirancang pada awal tahun oleh atasan dan bersangkutan untuk mencapai target kinerja dalam kurun waktu di tahun tersebut. Program penilaian kinerja sebaiknya dilaksanakan secara terpisah dengan penilaian kinerja sehingga tidak overlap dalam aplikasinya. Dalam sisi kualitatif, kedua program ini jelas berbeda.

2.Membandingkan satu orang dengan orang lain. Dalam people review kita tidak boleh membandingkan antara si A dan si B, diantara mereka siapa yang terbaik. Yang kita nilai adalah individu sendiri berdasarkan kepada human asset value-nya.

3.Mengkaji permasalahan teknis operasional.Kita tidak perlu mengkaji permasalahan yang timbul secara teknis di lapangan, misal si A kurang terampil dalam Kita tidak perlu mengkaji permasalahan yang timbul secara teknis di lapangan, misal si A kurang terampil dalam teknik desain pertambangan atau kurang tajam dalam menggali wawancara para calon kandidat, dan sebagainya.

Komite / Evaluator People Review
Dalam melakukan people review, fungsi HRD hanyalah sebatas yang melakukan fasilitasi terhadap jalannya program. Yang melakukan evaluator tetaplah manajemen yang berada dalam divisi lini. Secara logika yang mengenal potensi karyawan adalah para atasannya, dimana karyawan bersangkutan mempunyai tanggung jawab langsung kepada para atasannya tersebut, dalam bekerja sehari-hari mereka dimonitor dan berhubungan langsung dengan para atasannya disehingga merekalah tentunya yang cukup memiliki kompeten untuk melakukan evaluasi. Kualifikasi evaluator sebaiknya adalah merupakan line manajemen di divisi yang bersangkutan dan memiliki jabatan dan golongan lebih tinggi dari individu yang di evaluasi (sesuai struktur organisasi dan role & responsibility).

Dalam menerapkan program people review ada dua evaluator yaitu evaluator utama dan evaluator tambahan.

Yang dimaksudkan dengan evaluator utama adalah :
- Atasan langsung yang bersangkutan.
- Memiliki keterkaitan langsung dengan karyawan tersebut selama minimal satu tahun terakhir.

Sedangkan kriteria sebagai evaluator tambahan adalah :
- Setara atau lebih tinggi golongannya dibanding atasan yang bersangkutan. Setara, misalnya evaluator utamanya adalah kabag produksi, maka evaluator tambahannya yang setara / lebih tinggi kedudukannya dibanding kabag produksi misalkan kabag engineering atau project manager-nya. Dalam bekerja sehari-hari evaluator tambahan, setidaknya pernah terlibat kerja dengan yang bersangkutan atau sering terlibat bekerja sama dalam kerja dengan karyawan tersebut (karyawan yang dievaluasi).
- Memiliki kompetensi & wewenang dalam pembinaan SDM. Sebagai gambaran pelaksanaan people review, misalnya, kita akan melakukan people review pada suatu area kantor cabang X. Sasaran people review adalah para staf dan supervisor pada cabang tersebut. Lini manajemen yang dimaksudkan adalah branch manager dan kepala bagian yang membawahi bagian-bagian di area tersebut, misal kabag marketing, kabag survei, dan kabag produksi. Saat people review dilakukan membahas supervisor produksi misalnya, maka yang bertindak sebagai evaluator utama adalah branch manager / kabag produksi, sedangkan evaluator tambahannya adalah kabag marketing dan kabag survey.

Tugas evaluator tambahan adalah memberikan data-data atau informasi tambahan yang mendukung atau menolak evidence yang di

berikan oleh evaluator utama. Penilaiannya dilakukan oleh beberapa orang sehingga diharapkan adanya objectivitas dalam people review tersebut.

Bagaimana bila program people review ini tidak disokong oleh manajemen? Apakah praktisi SDM dapat melakukannya dan bertindak sendiri? Tentu saja program ini tidak bisa dijalankan tanpa adanya sokongan dari manajemen lini. Coba saja tengok pada perusahaan yang masih menjalankan program people development dengan pendekatan tradisional, bisa dikatakan teknik people review ini mustahil bisa diterapkan dengan baik. Fungsi departemen SDM hanya untuk menfasilitasi program, sedangkan peran aktor utama tetap berada di tangan manajemen lini.

Kesimpulan

PRP baik jika Assesor/ Evaluator memahami fungsi PRP sebagai pemetaan potensi dan tidak ada hubungannya dengan kinerja. Soal kinerja dibahas dalam Performance Appraissal (PA), soal peta potensi dibahas dalam PRP. Fokus dalam pengelolaan Human Assest Value.