Kamis, Maret 22, 2012

TEAMWORK (KERJASAMA KELOMPOK) DALAM AKTIFITAS TQM

Bekerja di dalam TIM adalah cara yang paling ideal dalam menerapkan sistem manajemen TQM (Total Quality Management), agar sasaran akhir yang akan dituju dapat dicapai secara terintegrasi. Beberapa alasan yang mendasari diperlukannya pembentukan kerjasama dalam kelompok, sebagai berikut:

  • Kerjasama antar fungsi yang bersilang (Cross Function) sangat diperlukan, karena tingkat kompleksitasnya yang tinggi.
  • Dalam menghadapi kompleksitas tersebut, diperlukan kesatuan visi dan langkah dalam menyusun strategi masa depan. Untuk itu memang dibutuhkan sinergi yang besar dan kreatifitas, sehingga perlu melibatkan banyak pihak agar diperoleh ide-ide dan keputusan-keputusan yang tepat.
  • Dengan menumbuhkan semangat kerjasama dalam kelompok, bahkan yang berbeda fungsi, akan menghindarkan tenaga kerja yang terkotak-kotak (tidak saling peduli dengan bagian/ bidang kerja lain). Silo diseases!
  • Belajar bersama di dalam grup (kelompok), lebih memberikan efek yang besar bagi organisasi, daripada mendidik karyawan secara individu.
  • Orang yang belajar dan bekerja bersama-sama akan saling memberikan motivasi, sehingga semangat untuk menyelesaikan suatu proyek perbaikan akan terus terjaga. Sebaliknya, orang yang bekerja sendiri-sendiri akan cepat merasa bosan dan terpadamkan motivasinya.

Adapun mengenai bentuk tim atau kelompok tersebut, TQM telah mengembangkan tipe berdasarkan level kegiatannya, sebagai berikut:
1. Quality Control Circle (QCC)/ Small Group Activity (SGA)
2. Quality Improvement Team (QITs) / Task Force (Gugus Tugas)
3. Cross-fungsional Team (Cross-company Team) atau Team Manajemen

QCC adalah kelompok kerjasama yang dibentuk pada level yang paling bawah, yang terdiri dari pada karyawan pelaksana, dan kelompok ini bersifat permanent dengan program perbaikan/peningkatan mutu berkesinambungan. Umumnya bersifat Incremental improvement (KaiZen)

Sedangkan QITs adalah kelompok kerjasama yang dibentuk pada level bawah dan menengah, untuk menyelesaikan suatu proyek perbaikan/peningkatan, dan setelah proyek selesai dikerjakan maka kelompok ini dapat membubarkan diri, jadi sifatnya hanya Circle Tugas (Task Force) saja.

Crooss-Fungsional Team dibentuk untuk melaksanakan peningkatan mutu yang bersifat “Proactive Improvement”, meskipun demikian, bisa juga dimanfaatkan untuk perbaikan yang bersifat “Reactive Improvement”.

Cross-fungsional Team memungkinkan untuk mempertemukan berbagai kepentingan antar fungsi, agar dapat dicapai suatu consensus bersama dalam upaya menciptakan efisiensi dan efektifitas yang maksimal di masing-masing fungsi tersebut.

Dalam pembentukannya, sebaiknya kelompok tumbuh dalam karakteristik yang efektif. Menurut McGregor, kelompok efektif selalu memiliki ciri-ciri:
a. Menciptakan nuansa pertemuan yang santai dan menyenangkan.
b. Menumbuhkan kebersamaan dengan melibatkan semua anggotanya.
c. Semua anggota saling menghargai.
d. Menerima perbedaan untuk mencapai konsensus.
e. Kesediaan semua anggota untuk memberikan/ menerima saran dan kritik.
f. Ada penugasan yang jelas dan diterima oleh semua anggota.
g. Tidak didominasi oleh Pimpinan kelompok.
h. Melakukan evaluasi yang berkelanjutan.

Tidak ada komentar: