PROSES TAHAP DEMI TAHAP DALAM MELAKUKAN EVALUASI PELATIHAN

Sasaran pelatihan sesuai yang disampaikan dalam postingan saya sebelumnya tiada lain agar peserta dapat menerapkan ilmu yang diterima untuk peningkatan kinerja. Untuk mengevaluasi apakah sudah diterapkan dan mempengaruhi kinerja atau prestasi. Ada 4 tahapan menganut PDCA cycle yaitu :
1. Tahap perencanaan
2. Tahap pelaksanaan
3. Tahap evaluasi
4. Tahap follow up dan perbaikan berikutnya

Tahap 1 Perencanaan, Di tahap awal ini kita membuat rencana pola evaluasi (apa yang musti di nilai, cara dan systemnya), formulir evaluasi, dan jadwal evaluasi. Dalam rencana pola evaluasi kita membutuhkan Key indicator, SOP dan deliverables atau standard hasil. Key indicator pengertiannya ialah aspek2 yang dinilai yang menyangkut kinerja (performance) seseorang, baik yang menyangkut cara melakukan tugas (proses) maupun hasil akhir yang dicapai. jadi key indicator ada 2 hal yang diuraikan ialah pada prosesnya dan pada hasil akhirnya. Misal kalimat berikut yang berwarna merah ialah "proses" dan warna biru adalah "hasilnya".

1. Mengaduk air panas bersama kopi dan gula dalam gelas, sehingga gula larut 100% dan kopi tidak menggumpal.
2. Menawarkan barang, sehingga target penjualan per minggu tercapai 100%
   

Dalam memulai sebuah pekarjaan, orang baru bisa bekerja jika:
1. Tahu persis apa yang harus dikerjakan, ini memerlukan job description.
2. Bagaimana cara mengerjakannya, ini membutuhkan SOP (Standard Operating Procedures)
3. Tahu persis sasaran atau standard hasil yang ingin dicapai, SP (Standard performance)

Contoh Job description, SOP dan SP.
Pekerjaan sebagai office boy, salah satu tugasnya ialah membersihkan lantai maka ini adalah Job description.
Bagaimana cara mengepel lantai secara benar tahap demi tahap maka ini perlu dijabarkan dalam SOP.
Satandard kebersihan lantai yang bagaimana yang diinginkan, misal lantai bersih tanpa debu maka ini disebut dengan SP.

Contoh SOP dan SP (Standard performance), membuat kopi susu.
SOP;
1. Siapkan air panas di termos
2. Siapkan kopi, gula dan susu secukupnya
3. Masukkan kopi sebanyak 1 sendok makan kedalam cangkir
4. Masukkan susu kental manis 4 sendok makan
5. Masukkan gula 1/2 sendok makan
6. Tuang air panas 1/2 cangkir
7. Aduk dengan sendok hingga tercampur merata
8. Tuangkan air hingga penuh, 1 cm sebelum unung gelas.
9. Aduk kembali hingga rata

SP;
1. Kopi, susu dan gula tercampur merata
2. Tidak ada gumpalan kopi maupun susu di sendok ataupun di pinggir cangkir
3. Tidak belepotan
4. Tidak ada tumpahan

Dalam rencana pola evaluasi pelatihan ada 3 hal yang dipersiapkan yaitu:
1. Tetapkan program training yang akan dimonitor dan di evaluasi
2. Tetapkan skills, aktifitas atau hasil kerja yang akan dimonitor dan di evaluasi
3. Tetapkan key indicator atas skill, aktivitas atau hasil kerja tersebut
4. Tetapkan standard untuk setiap aspek baik standard hasil maupun standard proses
5. Tetapkan cara, system, serta mekanisme monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan.

Contoh:
1. Program : Pekerja Penanaman
2. Skill : Melakukan penanaman pohon akasia
3. Aspek yang dinilai (Indikator utama): Lama penanaman per hektar (1667 pohon per hektarnya)
4. Tolok ukur penilaian (Standard): 7 Jam per 1667 titik tanam, Jumlah kesuksesan tanam sesuai spesifikasi = 99%
5. Cara & metode penilaian : Diambil dari Laporan harian

Sumber datanya bisa diambil dari wawancara kepada pelanggan, observasi langsung dan melalui survey atau kuisioner.

Formulir Evaluasi
Cara membuatnya pertama anda tetapkan dahulu aspek-aspek yang akan dinilai (Key indicators) atas aktifitas karyawan. Kemudian buat daftar aspek yang akan dinilai (Key indicators) , dapat dibuat tebel secara vertical dari atas kebawah kemudian rubah posisi daftar tersebut menjadi horisontal dari kiri kekanan sehingga dapat dibuatkan kolom.




Tahap 2 Pelaksanaan
Kita lakukan evaluasi, mengisi formulir evaluasi dan merekapitulasi data hasil evaluasi

Tahap 3 Evaluasi
Kita analisa data yang telah direkap dan buat kesimpulan

Tahap 4 Follow up dan perbaikan berikutnya
Kita buat rencana on the job training dan tingkatkan motivasi karyawan.