MENJADIKAN SOP SEBAGAI LIVING DOCUMENT

Rekan2 ISO, OHSAS dan semacemnya, Sedikit share ya. Pengalaman terdahulu tentang SOP (Standard Operating Procudure), bahwa banyak orang beranggapan bahwa SOP itu sebuah aturan standard yang gak boleh diganggu gugat, Kitab suci atau Undang-undang keramat. Sehingga para Supervisor & manager yang "merasa" kreatif jadi merasa terkekang atau dibatasi dengan adanya SOP.

Padahal seharusnya SOP juga merupakan "living document" yang bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Oleh karena itu sangat perlu dalam SOP itu sendiri dicantumkan batas waktu berlakunya SOP, sehingga secara prosedur ada aktivitas review terhadap SOP yg ada.

Kalo memang sudah harus berubah ya segera diubah dan diresmikan kembali. Nah kalo di Perusahaan2 dulu tempat saya bekerja, yang notabene berkultur Jepang yang "Hobi" Kaizen, kita setkan masa berlaku SOP ialah paling lama 3 tahun. Artinya setelah 3 tahun harus direvisi, dan ini membuka kesempatan muncul perubahan baru & implementasi ide baru dalam semangat "KaiZen".

Masalah ini terjadi dilatarbelakangi :
1. Bos kita waktu itu sangat setuju pada pendapat tokoh Jepang T. Ohno, yaitu "prosedur kerja (SOP) tahun lalu adalah statusnya telah usang" dalam pengertian umum, bahwa harus direvisi dan cari cara terbaik lagi.
2. Banyak yang mengkambing hitamkan SOP, bahwa mereka "masuk jurang kesalahan" karena SOP yang memerintahkan.
3. Enggan Capek & mualess Puool, para Supervisorr enggan membaca SOP dan meneliti kesesuaiannya dengan aktual kondisi. Au ah gelap biarin aja! Toh ntar manager yang kena.
4. Beberapa pihak Menentang perubahan (Status Quo)
5. Nambahin kerjaan, dan lain lain...

Maka terjadilah Living Document SOP, siklus PDCA dijalankan pada tubuh dokument SOP itu juga. Sekedar share, sembari belajar tentang SOP dan KPI nih, buka buka ilmu lama saat dulu di Quality Assurance Departement yang salah satunya membidangi implementasi ISO 9001.