MENGENAL QCC (QUALITY CONTROL CIRCLE)

Salah satu karakteristik dasar yang membedakan TQM dari sistem manajemen lainnya, adalah dikembangkannya pola pengendalian mutu yang mandiri dan terpadu di semua unit usaha dan sektor kegiatan perusahaan/organisasi.

Dikatakan ”Pengendalian yang Mandiri”, karena pengendalian mutu tidak hanya dilakukan oleh QC Team/QC Managers atau Satuan Pengawas Intern, melainkan menjadi tanggung jawab setiap individu di perusahaan/organisasi untuk mengendalikan mutu kerja dan hasil kerjanya masing-masing, agar tidak menyimpang dari komitmen dan standar yang telah disepakati bersama.


Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan Jepang yang memiliki tenaga kerja + 1.000 orang dan telah menerapkan TQM, mempunyai departemen QC (Quality Control) dengan jumlah tenaga pengawas sebanyak 100 orang. Namun, para Eksekutif perusahaan tersebut selalu mengatakan bahwa sesungguhnya mereka mempunyai 1.000 orang tenaga pengawas, karena pengendalian mutu (Quality Control) memang tidak hanya dilakukan oleh 100 orang itu saja, melainkan oleh semua karyawan perusahaan tersebut.

Dikatakan juga ”Pengendalian yang Terpadu”, karena pengendalian mutu disetiap unit kerja dan sektor kegiatan perusahaan/ organisasi dilakukan dengan satu tujuan yang sama, yakni menghasilkan suatu ”Kepastian Mutu” (Quality Assurance), dengan berpedoman pada ”Kebijakan Mutu” (Quality Policy) yang telah ditetapkan oleh perusahaan/organisasi.

Pada dasarnya setiap orang yang terlibat dalam kegiatan organisasi sesungguhnya mempunyai ”Fungsi Ganda” dalam pekerjaannya, yang biasa disebut dengan (1) Daily Function dan (2) Improvement Function, yaitu fungsi kerja rutin dan fungsi peningkatan mutu, yang dilakukan secara simultan.

Keberadaan ”Improvement Work” inilah yang mendorong tumbuh kembangnya dinamika kelompok pada perusahaan-perusahaan penerap TQM.
Secara umum bentuk-bentuk tim tersebut, dapat dilihat dibawah ini:

1. Tim Lintas Fungsi (Cross Functional Team)

Yang termasuk dalam kategori ini adalah:
a. Tim Manajemen Mutu (kelompok yang terdiri dari para Pimpinan Puncak dan Menengah).
b. Projek Kendali Mutu (QC Project yang terdiri dari para karyawan berbagai bagian/divisi).

2. Quality Control Circle

Adalah salah satu bentuk pengendalian mutu pada tingkat pelaksana. Bila didefinisikan, maka Quality Control Circles dapat dijelaskan sebagai berikut:

Adalah Kelompok yang terdiri dari beberapa karyawan (3-10 orang), pada suatu unit kerja yang sama di sebuah perusahaan, yang melaksanakan program perbaikan atau peningkatan mutu, dengan menggunakan metoda pemecahan ”PDCA Cycle” secara berkesinambungan, dan bertujuan memberikan ”Kepuasan Pelanggan” yang optimal, hal mana juga memberikan kepuasan bagi anggota kelompok itu sendiri.

SASARAN DAN MANFAAT

Faktor utama yang menjadi landasan penerapan TQM adalah ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA, maka dasar pemikiran diciptakannya pendekatan QCC ini banyak dipengaruhi oleh teori-teori tentang manusia, seperti misalnya teori X dan Y dari Mc. Gregor, teori motivasi dari Herzberg dan teori Jenjang kebutuahan manusia oleh Abraham Maslow yang terkenal itu.

Pembangunan Manusia yang Seutuhnya atau PEOPLE BUILDING, itulah falsafah yang mendasari pembentukan QCC, yakni suatu bentuk penghargaan terhadap Manusia yang dalam hal ini para karyawan pelaksana. Karena melaksanakan program QCC, berarti memberi kesempatan kepada mereka untuk sejenak mengambil jarak dari pekerjaan rutinnya, dan mencoba mengevaluasi proses dan hasil kerjanya, memikirkan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki kinerjanya, membuat keputusan-keputusan penting yang berhubungan dengan pekerjaannya. Semua itu menunjukkan bahwa mereka diperlakukan sebagai manusia yang utuh, bukan sebagai robot yang bekerja tanpa pikiran dan perasaan.

Disamping itu, penerapan QCC juga merupakan bentuk nyata keterlibatan semua pihak, dalam hal ini mereka yang berada pada manajemen tingkat bawah, dalam peningkatan dan pengembangan perusahaan/organisasi.

Hal positif yang juga akan tumbuh bersamaan dengan berkembangnya kegiatan QCC, adalah terciptanya suasana kerja yang sangat kooperatif dan mendorong karyawan untuk terus-menerus menggali kreatifitas dan potensi yang dimilikinya.

SASARAN yang ingin dicapai melalui kegiatan QCC, antara lain:
1. Mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan mutu.
2. Meningkatkan kerja sama yang lebih baik.
3. Meningkatkan kepedulian karyawan dalam menjalankan tugasnya.
4. Melatih ketrampilan karyawan dalam memecahkan masalah yang dihadapinya.
5. Menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan sejak awal.
6. Mengembangkan hubungan yang lebih harmonis dan komunikatif antara manajer dan karyawannya.
7. Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan.

Sedangkan MANFAAT bagi karyawan dengan adanya kegiatan QCC adalah:
a. Diperolehnya peningkatan pengetahuan dan kemampuan pribadi.
b. Tumbuhnya kemampuan pengendalian diri.
c. Mampu berkomunikasi dan berpartisipasi dalam kegiatan kelompok.
d. Memahami dan mampu menggunakan teknik-teknik pengendalian mutu.
e. Peningkatan kreatifitas.
f. Mengembangkan cara berfikir yang kritis, serta kesadaran pentingnya mutu.


QUALITY CONTROL CIRCLE MANAGEMENT

Sebelum memulai pembentukan QCC – QCC, sebuah perusahaan/organisasi haruslah terlebih dulu menyediakan sarana yang memadai agar kegiatan QCC dapat terkoordinasi dan berkembang dengan baik, dan tidak menjadi ”fashion” yang hanya digemari sesaat saja.
Perlu disadari oleh manajemen, bahwa kesinambungan gerakan ini hanya dapat terjamin bila dikelola secara profesional dan konsisten.

Sehubungan dengan hal tersebut, syarat mutlak yang harus dipenuhi agar kegiatan QCC dapat tumbuh dan terus berkembang adalah:

1. Adanya Struktur Organisasi dan Badan Pembina / Pengelola kegiatan penerapan TQM secara keseluruhan. (lihat gambar contoh struktur organisasi TQM).
2. Penunjukkan beberapa orang yang mampu menjadi Fasilitator QCC.
3. Pengadaan fasilitas yang menunjang pengembangan kegiatan QCC, seperti misalnya penyediaan ruang rapat, alat-alat bantu presentasi dan lain sebagainya.
4. Keterlibatan aktif, baik manajemen yang membawahi langsung para karyawan yang membentuk QCC tersebut, maupun manajemen ditingkat yang lebih tinggi.
5. Menciptakan wadah pembelajaran bagi keberhasilan-keberhasilan yang dicapai, maupun pemecahan masalah bila dihadapkan pada kendala dalam kegiatannya. Misalnya dengan menyelenggarakan acara-acara presentasi QCC secara rutin, pertemuan-pertemuan antar QCC, Fasilitator dan Badan Pembina, atau bahkan penyelenggaraan Konvensi tahunan.
6. Menyusun program pelatihan dan pendidikan TQM, bagi mereka yang memerlukan.