Kamis, Maret 22, 2012

Hubungan Atasan dan Bawahan yang demokratis.

Di bawah ini akan dibahas satu persatu perubahan pola hubungan atasan dan bawahan dari konsep tradisional ke konsep baru menurut prinsip Total Quality Management.

Kerja kelompok yang efektif dipengaruhi oleh hubungan atasan dan bawahan yang harmonis. Hal ini tercermin dalam:

A. PENENTUAN SASARAN

Sasaran ditetapkan bersama atau ”colaboration”, bukan ditetapkan oleh atasan saja dan bawahan hanya melaksanakan perintah (order).

Atasan melakukan pendekatan tidak lagi dengan perintah, tetapi mengajak bawahan untuk berpartisipasi secara sukarela dalam mengupayakan perbaikan/ peningkatan mutu di dalam unit kerjanya.

Atasan membangun iklim yang memungkinkan bagi bawahannya untuk terlibat secara aktif dalam mendiskusikan, menyusun, memilih dan menentukan sasaran-sasaran yang harus dicapai pada unit kerjanya.

Pemberian saran, rekomendasi dan penyediaan fasilitas yang memadai bagi para bawahannya untuk berpartisipasi aktif , akan memberikan manfaat ganda bagi atasan yang bersangkutan, karena bawahan menjadi terlatih untuk mengatasi persoalan yang dihadapi, bahkan mampu untuk mencegah terjadinya persoalan yang sama, sejak awal.

Dengan perkataan lain di dalam penentuan sasaran, perlu mendapatkan komitmen bawahan.

Cara-cara yang dianjurkan adalah:
a. Atasan memberi dan menerima usulan, saran dan rekomendasi dari bawahan dalam menetapkan apa yang hendak dicapai bersama batas-batas waktu untuk mencapainya.
b. Atasan mendorong bawahan untuk merencanakan standar kerjanya dan cara-cara mengendalikan hasil kerjanya.
c. Atasan menetapkan sasaran dan standar prestasi yang jelas dan spesifik untuk pekerjaan bawahan.
d. Atasan mengatur distribusi kerja seluruh anggota kelompok kerjanya, berdasarkan kemampuan masing-masing.
e. Atasan menunjukkan komitmen pribadi yang tinggi dan ketekunan dalam mencapai sasaran-sasaran bersama.
f. Atasan tidak berhenti memotivasi bawahan agar meningkatkan standar kerja secara berkesinambungan di bagian masing-masing.
g. Atasan menekankan perlunya sinergi yang tercipta dari ”kerja sama” daripada persaingan diantara mereka.

B. PENCAPAIAN SASARAN

Dinamika yang harus tercipta dalam pencapaian sasaran adalah:
a. Atasan menciptakan mekanisme komunikasi dengan bawahan, secara teratur dan efektif.
b. Dengan inisiatif sendiri, bawahan memberikan laporan atas upaya-upaya pencapaian sasaran yang telah dilakukannya secara terbuka dan meminta petunjuk bila dirasakan ada kendala dalam pelaksanaanya.
c. Atasan memberikan umpan balik yang positif terhadap pelaporan yang disampaikan oleh bawahannya.
d. Atasan menciptakan suasana kerja yang bergairah, dengan memperlihatkan sikap keteladanan.
e. Atasan mendorong keinginan bawahan untuk mengambil resiko yang penuh perhitungan, dalam menggunakan wewenang yang diberikan kepada mereka.

C. PROSES PENELITIAN HASIL

Dalam proses penelitian hasil yang dicapai dari sebuah kegiatan, keharmonisan hubungan atasan bawahan sangat ditentukan oleh:
a. Keterbukaan dan kebersamaan dalam mengumpulkan dan menganalisa fakta dan data.
b. Berkembangnya saling pengertian dan kemauan untuk mengakui apabila ada kesalahan-kesalahan yang terjadi. Atasan mendorong bawahan untuk menemu-kenali masalah-masalah yang menyebabkan hal itu terjadi dan mencoba untuk mengatasinya bersama-sama.
c. Adanya penghargaan atau apresiasi bagi bawahan, atas segala upaya yang telah dilakukan, secara merata dan adil. Dalam hal ini atasan perlu menjelaskan secara terbuka kepada bawahan, kriteria yang digunakan dalam mempertimbangkan prestasi mereka. Disamping penghargaan berbentuk fisik, pengakuan dan pujian juga perlu diekspresikan oleh atasan kepada bawahan yang berprestasi.
d. Saling memberikan semangat dalam usaha meningkatkan hasil kerja yang akan datang.

D. PROSES STANDARISASI dan PEMANTAUANNYA

Proses standarisasi membutuhkan komitmen yang tinggi diantara semua individu yang terlibat, baik atasan maupun para bawahannya. Maka perlu diciptakan upaya sebagai berikut:
a. Atasan memberikan pengesahan terhadap standar yang telah dihasilkan bersama oleh bawahannya. Kemudian bersama-sama memutuskan mekanisme pemantauan terhadap pelaksanaan standar baru tersebut.
b. Bawahan menunjukkan dedikasi yang tinggi dengan melaksanakan kegiatan kerja, memantau hasilnya dan memberikan laporan secara teratur kepada atasan, atas inisiatif sendiri.
c. Atasan meluangkan waktu untuk memberikan perhatian, dengan memberikan saran-saran dan jalan keluar bila ada kendala yang dihadapi, memberikan petunjuk bila prestasi bawahan menurun, dan memberikan motivasi bila semangat mulai mengendur.
d. Atasan membantu bawahan dalam mengembangkan rencana-rencana perbaikan selanjutnya, terutama dalam upaya meningkatkan prestasi dan ketrampilan, melalui kegiatan-kegiatan kelompoknya, maupun dengan pendidikan/pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.

Pada akhirnya hanya satu kunci keberhasilan hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, maupun antar bawahan, adalah diciptakannya komunikasi yang intensif, efektif dan efisien, melalui pertemuan-pertemuan baik yang resmi maupun non resmi, yang secara rutin diselenggarakan.

Tidak ada komentar: