Mengenal KPI (Key Performance Indicator) secara sederhana

Dalam suatu sharing/ pelatihan yang saya ikuti beberapa tahun yang lalu ada yang menyengkut penjelasan tentang KPI atau kepanjangannya Key Performance Indicator/ Indikator kunci kinerja.

Tiga kata Indikator + Kunci + Kinerja menjelaskan tentang adanya tolok ukur spesifik dan terpilih dari sekian banyak indikator kinerja yang ada. Pertanyannya adalah bagaimana menentukan hal yg kunci ini dan seberapa pentingkah KPI ini harus diterapkan oleh organisasi atau perusahaan? Dan bagaimanakah menyikapi bila ternyata penentuan KPI di awal tidaklah tepat Contohnya: KPI Logistik adalah minimum PO Outstanding. Namun, saat pelaksanaannya,ternyata ada yang jauh lebih penting dari PO Outstanding, yaitu pemilihan vendor dengan harga yang terbaik bagi perusahaan. Bagaimana cara perusahaan mengatasinya?

KPI
Indikator kunci kinerja (KPI) ialah suatu pernyataan tentang suatu posisi/jabatan yang terukur. Berasal dari visi perusahaan, cara pencapaian visi melalui misi. Kemudian dijabarkan oleh setiap departemen. Dari misi kemudian bisa muncul job summary dilanjutkan dengan sasaran (outcome) dari tugas.

Jadinya diharapkan agar organisasi tidak sia-sia menghire karyawan,dan karyawan bisa selalu tahu tugas dan tanggungjawabnya karena harus mencapai target. Dengan aplikasi KPI bisa dimunculan reward dan punishment.

Contoh sederhana Perusahaan Tempe ABC
Visinya menjadi perusahaan penyedia tempe ternama di kecamatan Sidomulyo
Misinya memproduksi tempe kualitas terbaik

Untuk mencapai misi nya, maka perusahaan ini membentuk 4 Departement.
1. Dept Pengadaan bahan
2. Dept produksi
3. Dept penjualan
4. Dept HRD

Agar misinya tercapai maka dept pengadaan bahan harus memberikan produk dan jasa dengan kualitas terbaik kepada dept produksi dan kemudian si dept produksi mengolah bahan baku menghasilkan produk berkualitas terbaiknya dan menghantarkannya kepada dept penjualan dan seterusnya dept penjualan melakukan distribusi kepada pembeli/pelanggan termasuk mengukur apakah pelanggan telah menilai sang tempe berkualitas terbaik.

Dept Pengadaan bahan Job summary nya ialah menyediakan bahan sesuai standard mutu yang ditetapkan oleh dept produksi, mengelola aset dan tenaga kerja.

Maka Job Managernya mengacu QCDSM (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale) perpective ialah:

1. Mengadakan bahan sesuai standard mutu yang ditetapkan (Quality aspect), biaya yang efisien (Cost aspect), penghantaran tepat waktu (Delivery aspect).
2. Menjaga dan memelihara proses kerja senantiasa Aman dan sesuai dengan standard keselamatan yang berlaku (Safety aspect)
3. Meningkatkan kompetensi Pengetahuan Keterampilan dan Perilaku bawahan (Morale Aspect)

Dari Job discription diatas lahirlah KPI. Cara menentukan KPI pada prinsipnya KPI mengikuti pola umum yaitu SMART(specific, measurable, attainable, realistic, timely/tangible). Apakah KPI sama dengan Job Description? mirip tetapi tidak sama tentu saja, Job Decription itu lebih pada deskripsi umum untuk sebuah posisi yang dijabat seseorang yang kadang kala kualitatif. tetapi keduanya memiliki hubungan yang erat. Pada umumnya organisasi modern sudah menggunakan KPI dalam rangka meraih targetnya. KPI Dept pengadaan bahan baku tempe ialah:

1.1 Bahan baku yang lulus uji mutu dept produksi minimal 98%
1.2 Biaya bahan baku kacang kedele ialah 1 Juta per Ton Tempe product.
1.3 Kejadian keterlambatan penyampaian bahan baku tidak lebih dari 1 kali perbulan.

2.1 Kecelakaan kerja nol
2.2 Tidak ada temuan pelanggaran dari tim audit keselamatan kerja

3.1 Mengikut sertakan bawahan dalam pelatihan yang dicanangkan program dept HRD sebesar 90%

Ukuran kinerja kunci diatas hanya contoh sederhana dan bisa dikembangkan, namun hati-hati jangan terlalu banyak dan keluar dari filosofi kata "Kunci".

KPI atau Key Performance Indicator adalahkegiatan penting yang terukur sebagai hasil kinerja seseorang/department/organisasi atau bahasa sederhananya segala pekerjaan penting individu yang dikuantitatifkan.

Seberapa penting KPI?
Dari contoh perusahaan tempe diatas adalah penting karena KPI berfungsi membantu perusahaan/organisasi dalam mengukur kinerjanya terhadap target atau sasaran organisasi/perusahaan.

Siapa pengguna KPI?
Seluruh organisasi yang ingin setiap stakeholdernya memiliki panduan dan arah yang sejalan dengan goal organisasi. Dari mulai organisasi profit, non profit hingga pemerintah, bahkan perorangan.

KPI sangat bergantung pada goal organisasi,normalnya tidak mungkin sebuah perusahaan goalnya berubah-ubah setiap saat.

Apa fungsi lain KPI?
KPI bisa digunakan sebagai salah satu ukuran dalam melakukan performance appraisal.
Darimana KPI berasal?
tentu saja rumusan KPI harus berasal dari goal (Misi)organisasi, misalnya organisasi A memiliki goal "mencapai penjualan hingga 1000 item". Goal ini lalu diturunkan ke seluruh departemen dalam organisasi, misalnya untuk logistic, goal departmentnya adalah "menyediakan seluruh material tanpa penundaan" untuk mewujudkan ini dibuatlah KPInya.