Selasa, Desember 20, 2011

PRAKTEK MENDENGARKAN SECARA AKTIF

Tulisan ini saya tulis sebagai salah satu resume kegiatan sehari tadi menjelang tidur, dan salah satunya tentang teknik mendengarkan secara aktif. Terdiri dari faktor utama yaitu bahasa tubuh dan cara melontarkan pertanyaan.

Tadi sore ada kedatangan tamu ke divisi kita, dari sebuah departemen, ada 2 orang yang satu manager dan satu lagi section head/ kepala bagian. Mereka datang mendadak tanpa pemberitahuan sehari sebelumnya bahwa akan datang diskusi menanyakan tentang proses pelatihan khususnya training need analisis tahunan. Yang mau saya bagikan disini ialah bukan tentang proses pelatihan yang dibicarakan melainkan "Teknik mendengarkan".

Dalam diskusi terjadi perdebatan kecil antara Mgr Produksi dengan Mgr Training, sedang saya hanya ikutan nimbrung mendengarkan. Kita tahu lebih dari 55% komunikasi dipengaruhi oleh bahasa tubuh, tatapan mata, gerak kepala, senyuman bibir, kernyitan dahi dan posisi badan. Pihak pembicara akan terhipnotis jika anda melakukan hal-hal yang saya lakukan, terbukti tadi sore saya sendiri membuktikannya.

Pertama : tatap pembicara dengan empati-rendah hati, walaupun anda berada di sebuah rapat jajaran senior manager ataupun direktur, jabatan yg jauh diatas anda bisa jadi anda yang akan senantiasa dilihat/ ditatap oleh setiap pembicara. Walau jua sesungguhnya bukan anda arah pembicaraan yang ditujukan.

Kedua: posisi badan alfa, agak tegak dan badan agak miring kedepan, jangan menyandar disandaran kursi karena akan "melalaikan" tujuan utama komunikasi.

Ketiga: beri senyuman empati walaupun kondisi dalam perdebatan. Ciptakan bahwa anda sedang mendengar seorang idola yang sedang berbicara, atau berfikir senantiasa positif dan hilangkan kesan negatif.

Keempat: beri respon anggukan terhadap tanda kepahaman atau tindakan persetujuan terhadap konten yang sedang disuarakan.

Kelima: Sambut setiap akhir pembicara, dengan pengulangan atau disebut praphrasing. Dengan berucap contoh;
Oh gitu ya Pak........
Jadi sesuai yang Bapak katakan bahwa....
Mantap apa yang Bapak paparkan tentang.....
Mengenai pemikiran Bapak tadi yaitu tentang......
Kalo begitu.......

Keenam: berikan sanjungan pujian terhadap sebuah pemikiran sebaik atau seburuk apapun pemikirannya. Karena cara pandang yang berbeda. Sambil mengutarakan pendapat pribadi tanpa menyalahkan pendapat lawan bicara kita.

Ketujuh: ajukan smart question, ialah pertanyaan terbuka untuk penegasan, klarifikasi dan mengembangan pemikiran (inspirator). Misalkan sebuah percakapan di warung kopi:

A: "Korupsi harus diberantas dengan mengganti semua menteri, dan kepemimpinan yang lebih otokratis dan militeristik"
B: "Dengan kita ganti dan gaya kepemimpinan otoiter dan pola militer apa manfaat positifnya ya pak dan juga dampak negatifnya" Atau "pendapat Bapak memang benar, solusi singkat, cepat, namun harus didukung dengan konsensus bersama serta mengatasi dampak yang bakal muncul, begitu kan Pak? dan dari dampak yang diketahui pastinya harus ada trade-off yang sesuai, kira-kira apa manfaat positif dan negatifnya Pak"

Janganpernah berkata : "Pendapat andasalah, Itu tidak betul apa yang Bapak pikirkan, atau Dangkal sekali pemikiranmu" sebuah feedback negatif (agresif) yang tidak akan membuat komunikasi berjalan efektif. Adanya kedongkolan pastinya.

Ketujuh; positif feedback always.
Beri senantiasa feedback positif dalam melakukan penolakan
"betul sekali namun...., ide yang bagus jika kita dalam kondisi tahun lalu, namun tahun ini agak nya kita......"

Kedelapan: Jangan pernah memotong pembicaraan.

Hal diatas adalah teknik utama dalam berkomunikasi, keberhasilannya seperti tadi sore. Sang manager produksi 90% matanya memandang mata saya. Padahal tujuan utama dia datang ialah untuk berdiskusi dengan Manager training. Dan posisi badan dia senantiasa mengarah pada saya. Dan 80% Dia yang bicara. Saya hanya "memicu" agar dia berbicara semua yang dia ingin katakan dan menciptakan magnet agar pikirannya mengarahkan ketubuh saya, mendengar kan secara total dan mengajukan pertanyaan terbuka serta pertanyaan untuk menyimpulkan.

Tidak ada komentar: