Jumat, Desember 23, 2011

MENGENAL POSISI, PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

Seorang Supervisor harus memhamai peran, posisi dan tanggungjawabnya. Dia mempunyai posisi operasional yang unik. Sebagai ujung tombak yang memimpin pelaksanaan pekerjaan, dia harus menjalankan kepemimpinan serta manajemen profesional.

Peran utama supervisor ialah:
1. Menjalankan perintah/ kebijakan atasan 2. Memberi informasi keatasan Tanggung jawab utama ialah mencapai target QCDSME (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Environtment), yaitu Q-Kualitas, C-Biaya, D-Waktu, S-Keselamatan kerja, M-Semangat motivasi tim, dan E-Lingkungan.

Profesional berarti punya KSA,
K = Knowledge atau pengetahuan yang mendukung pekerjaan S = Skill atau keterampilan teknis yang mewujudkan sasaran A = Attributes atau sikap perilaku mental positif

Supervisor sebagai anggota tim menajemen harus memahami kedudukannya. Jika ada masalah dengan atasan jangan diselesaikan dengan bawahan, harus dibicarakan dengan yang bersangkutan.
Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).

P-O-A-C

1. Perencanaan
Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka.

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2. Pengorganisasian
Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang.
Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan.

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3. Penggerakan Pelaksanaan
Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4. Pengawasan/Pengendalian
merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.

Kompetensi seorang supervisor, dia harus:
1. Memahami masalah teknis
2. Mengetahu dan menarapkan funsi manajemen (POAC)
3. Memberi contoh yang baik (Role model)
4. Terbuka / mau menerima bawahan
5. Dapat mendengarkan dengan baik
6. Terorganisir
7. Dapat dipercaya
8. Dapat memimpin
9. Tegas/ Assertife
10. Bisa memutuskan dengan baik
11. Bisa memberikan keputusan
(Sumber : Modul pelatihan MDI, syaddad.wordpress.com, dan dari berbagai sumber)

Tidak ada komentar: