Sabtu, Desember 03, 2011

PRACTICAL COMMUNICATION DALAM EMAIL

Jika rekan-rekan telah mendalami keahlian komunikasi sebelumnya dan membaca postingan saya, pasti telah tahu bahwa ada 5 syarat komunikasi yaitu:

1. Respect (Hormat)
2. Audible (Dapat didengar)
3. Clarity (Jelas)
4. Humble (Rendah Hati)
5. Empathy (Satu perasaan)

Komunikasi ada tiga bentuk; Visual, Verbal, Tulisan. Visual menempati prioritas pengamatan oleh lawan bicara sebesar 58% para penerima suara dari kita melihat bahasa tubuh, gerak bibir, gerak mata, tangan maupun kepala. Maka upayakan halvisual ini meng"hipnotis" para penerima pembicaraan kita.

Karena hal inilah, komunikasi terburuk dikantor bisa jadi karena sebagian besar menggunakan email dan ketidak tahuan para penggunanya terutama dalam pemilihan chanel komunikasi. Dengannya, email yang dikirimkan berupa teks dan sedetik kemudian langsung dibaca. Terkesan efektif. Email keburukannya tidak dapat mengutarakan hal visual, emosional, empati, rasa rendah hati, hormat sang pembicara (pengirim email) sehingga sebuah tulisan bisa dimaknai oleh sang "hati" dengan ribuan rasa atau makna. Email tidak berasa dan tidak punya hati, tidak mampu mengungkapkan 100% perasaan hati sang pengirim.

Lihat contoh email buruk berikut ini:

Hai Dhira, Saya belum terima kabar laporan dari anda, apakah demikian sulitnya sekedar membuat laporan?
Regards (Pengirim)

Hai Tahta,
Saya masih bingung maksud anda, dan masih belum setuju tentang apa yang anda p
aparkan. Apakah patut anda membuat rencana sepertiitu?
Regards,
(Your Bos)

Hai Tanto,
Mana fotonya, cepat kirim. Masa departement anda gak punya kamera?
Regards,
(Kolega anda)

Gaya tulisan diatas, sangat tidak boleh untuk dibicarakan melalui saluran elektronik email. Sebuah chanel yang salah jika menggunakan email untuk berdebat, untuk memberikan persetujuan pribadi (bukan persetujuan bersama), menjudge pemahaman seseorang. Dan parahnya lagi di CC kemana-mana. Dan jika gaya komunikasi ini terjadi diarea anda bekerja, sepertinya banyak orang yang harus digembleng Communication Skill dan Team Work nya. Kesalahan salah satunya dalam berkomunikasi ialah ketidak mampuan memilih "Chanel" atau media komunikasi. Gambar dibawah sebuah proses dari komunikasi terjadi.


Komunikasi terbaik ialah:
Pertama, Tatap muka langsung face-to-face, pakai media tele conference jika berjauhan seperti Skyppe, Yahoo messenger, 3G Video Call phone, dsb.
Kedua, Gunakan telpon.
Ketiga, Gunakan email atau surat.


Dan bagaimanapun juga point 1& 2 banyaklah dipilih untuk diskusi, perdebatan atau perlu persetujuan dengan penjelasan. Dan hindari email. Email gunakan untuk memfinalisasi hasil diskusi anda dan sedapat mungkin tidak ada 'saur-Manuk" kata istilah Jawa atau sahut sahutan.

Misal,
Hai Tanto & Agus. Terimakasih, Setelah kita ketemu tadi dan kita putuskan bersama bahwa besok minggu barang akan sedia dikirim. Serta peta gudang akan dibuat secepatnya paling lambat besok sesuai yang kita sepakati oleh Agus. Segala hambatan yang terjadi mohon diberi kabar agar bisa saya bantu demi tercapainya harapan kita bersama.
Regards,
Rekan anda.


Nah, jadi email hanya dibuat untuk penegasan ataupun untuk mengirim attachment. jangan seperti chating, dan jangan men CC kan ke seantero dunia seoalah-olah layaknya jejaring sosial twitter/facebook dimana ingin menunjukkan siapa sang penngirim email ini, atau ingin mencari dukungan kekuatan karena sang peng-email tidak sanggup sendiri?

Dan pengkajian saya, sebagian besar jika men CC kan sebuah email berbau negatif atau masih ranah perdebatan akan terkesan negatif dan membuat sebagian besar si "tertuduh"penerima email mencari penyelamatan diri (Lets Hidde
n the problem), dan kadang menganggap si pengirim email suka memblow up. Pastinya untuk para manajer atau orang2 yang sudah pengalaman dan mumpuni dalam managerial dan kepeimpinan akan tertawa sekaligus sedih dalam hatinya melihat email seperti ini. Apa lagi antar anak buahnya,wah-wah-wah......

Nah ada juga, Sangatlah lucu bagi saya, jika ada rekan anda yang berjarak satu ruangan dalam satu gedung berkirim-kirim email, bahkan berjarak 2 meja berdebat di email. weleh... harusnya datangi, diskusi, tunjukkan 5 hukum komunikasi diatas berperan untuk memperlancar komunikasi demi tergapainya mutu proses pencapaian tujuan.


ETIKA BER-EMAIL
Dalam beberapa kasus, orang sering menerima teguran dari atasan karena e-mail yang terkesan sembarangan. Beberapa tips mengirim e-mail yang profesional dan tertata dengan baik secara etiket dari navinot.

  1. Formal atau Non-Formal
    Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?
  2. Tujuan Menulis
    Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.
  3. Jangan menulis selagi marah
    Jika anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.
  4. Penggunaan To, CC, dan BCC
    • To – Ditujukan untuk lawan bicara anda
    • CC (Carbon Copy) – Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan.
    • BCC (Blind Carbon Copy) – Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.
  5. Penggunaan Subject
    Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
  6. E-mail, bukan novel
    Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
  7. Pemakain huruf besar (semua)
    Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara anda.
  8. Pemakaian tanda seru
    Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali (!!!!!).
  9. Signature
    Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam :) .
  10. Periksa ejaan (yang disempurnakan?)
    Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
  11. Polos saja, tanpa hiasan
    E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).
  12. Attachment, atau lampiran
    Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.
  13. Read Notification Receipt
    Perlukah anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.
  14. Berikan balasan sepantasnya
    Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.
  15. Penggunaan Reply-to-All dan Forward
    • Reply-to-All – Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
    • Forward – Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
  16. Surat Berantai
    Pakailah akal yang jernih sebelum anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien anda tentunya.
  17. 24 Jam untuk tindak lanjut
    Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.

Tidak ada komentar: