APLIKASI TRAINING NEED ANALYSIS DALAM PERUSAHAAN

Seorang Manajer Sumber Daya Manusia mengeluh karena sering mendapat pertanyaan dari atasan dan bagian lainnya mengenai efektifitas pelatihan yang diselenggarakan, walaupun mereka menyadari bahwa pelatihan memegang peranan penting bagi perusahaan dan karir mereka.

Tak dapat dipungkiri, program pelatihan merupakan salah satu pendekatan utama dalam pengembangan SDM, yang mempunyai peran strategis terhadap keberhasilan operasi perusahaan di satu sisi, dan keberhasilan karir karyawan di sisi yang lain.

Perusahaan selalu didorong untuk berpacu dalam kompetisi yang ketat, sehingga harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi utamanya. Sebuah bank terus dipacu untuk membuat produk dan layanan yang baru atau meningkatkan layanan yang sudah ada untuk mengimbangi kompetitornya, yang menuntut peningkatan kemampuan karyawannya.

Kemampuan seseorang untuk dipekerjakan (employability)sangat tergantung bagaimana ia mengembangkan skill-nya agar dapat memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sebuah jabatan, yang seringkali terus berkembang mengikuti perkembangan perusahaan dan dinamika persaingan. Pelatihan yang tepat akan membantu mengatasi kesenjangan ini.

Pertanyaan mengenai efektifitas pelatihan selalu muncul. Diperlukan kegiatan analisa pelatihan yang komprehensif agar dapat merumuskan program pelatihan yang benar-benar tepat sasaran.

Diperlukan sebuah Training Need Analysis (TNA) yang komprehensif dan integral. Komprehensif karena harus dapat menjawab segala kebutuhan perusahaan, integral karena kesalingterkaitannya yang tinggi dengan aspek-aspek lain dalam pengembangan SDM.

TNA yang komprehensif akan dapat mengindentifikasi secara tepat siapa, apa, kapan, bagaimana, dan berapa lama suatu pelatihan, sehingga dapat menurunkan biaya pelatihan yang tidak perlu, sekaligus menjamin efektifitasnya untuk pelatihan yang memang benar-benar diperlukan.

Hasil TNA harus ditindaklanjuti dengan program pelatihan yang result approach, yang menjembatani antara tuntutan perusahaan/jabatan dengan kapasitas karyawan, dalam sebuah proses transisi dari pelatihan menuju hasil. Pelatihan harus bersandar kepada business needs (peluang bisnis dan problem bisnis), dapat diukur dengan pencapaian performasi karyawan, dan adanya tanggungjawab piahk manajemen dan bagian training terhadap performansi yang dicapai karyawan.

Harus disusun strategi yang tepat, sehingga terjadi transfer of training. Beberapa diantaranya adalah menerapkan Personal Action Planning Approach (PAPA), Group Action Planning, Multi-phase Programming, Buddy System, Recognition System, Moral Contracting, Performance Aids, dan Follow-Up Programs.

Dalam pelaksanaannya juga harus dilakukan evaluasi pelatihan. Aspek-aspek yang dievaluasi sedikitnya meliputi lima aspek, yaitu penilaian program pelatihan, penilaian proses pelatihan, penilaian terhadap manajemen pelatihan, penilaian hasil pelatihan dan penilaian terhadap faktor-faktor pasca pelatihan.

Rincian evaluasi masing-masing aspek sebagai berikut. Penilaian program pelatihan meliputi penilaian terhadap efektifitas program, efektifitas modul dan sesi, serta efektifitas masukan. Penilaian proses pelatihan meliputi perbaikan suasana, perbaikan metodologi dan peningkatan efektifitas masa pelatihan. Penilaian manajemen pelatihan meliputi perbaikan kontekstual dan peningkatan kemudahan penilaian. Penilaian hasil pelatihan meliputi pengembangan trainee, efektifitas pekerjaan trainee, efektifitas organisasi, dan seberapa jauh membantu perubahan organisasi. Sedangkan penilaian faktor-faktor pasca pelatihan adalah berkaitan maksimalisasi biaya pelatihan dan identifikasi faktor-faktor yang menghambat pelatihan.

TRAINING IMPACT PADA BISNIS

Selanjutnya hasil pelatihan dihubungkan dengan pencapaian hasil kerja secara kuantitatif, sebagai langkah pengukuran hasil pelatihan. Dampak hasil pelatihan terhadap business result juga dapat diukur melalui tiga faktor utama, yaitu :

1. behavior result,

2. operational result,

3. non observable result.

Dengan pendekatan yang komprehensif ini Manajer SDM di atas tidak perlu khawatir dicerewetin atasan dan rekan-rekanya. Bahkan jika masih kurang mantap, dapat menerapkan Return on Investment (ROI) dalam pelatihan, yang menghitung kembalian (return) secara finansial.

Sumber lain, Dr. John Sullivan yang menjabat sebagai Head and Professor of Human Resource Management College of Business, San Francisco State University berkata perlu dilakukan penerapan 4 (empat) langkah dasar di dalam mengukur efektivitas training yaitu:

1. Mengukur kinerja karyawan sebelum pelaksanaan training
Dalam pengukuran ini perlu diidentifikasi dengan jelas mengenai peran (roles) dari karyawan seperti yang diharapkan di dalam job description. Dalam fase ini juga perlu dilakukan observasi dan interview yang mendalam terhadap semua pihak yang terlibat dengan karyawan tersebut terutama juga adalah klarifikasi dari atasan karyawan mengenai performance daari MCB karyawan dibandingkan dengan peran dan harapan perusahaan terhadap MCB karyawan. Proses ini lazimnya dikenal dengan istilah assessment hasil kinerja meskipun mungkin tidak mempergunakan assessment dengan metoda yang menyeluruh.

Hasil observasi dari performa kinerja saat ini dan kinerja yang diharapkan akan diterapkan sebagai MCB gap yang akan dituangkan di dalam format-format khusus dan tentunya diikuti dengan prioritas-prioritas training yang akan diikuti karyawan. Pada perkembangannya mungkin banyak pendapat ahli yang berkiblat kepada “strength based” metodologi yang pernah dan akan diulas lagi dalam berbagai kesempatan mendatang, dimana karyawan tidak diharapkan untuk sempurna di semua hal yang berkaitan dengan MCB tetapi lebih berorientasi untuk membuat suatu tim kerja yang saling dapat mengatasi kelemahan antar anggota tim. Pada fase ini perlu sekali untuk kita perhatikan bahwa program-program pelatihan ini tidak akan bertujuan mengatasi 100% kelemahan karyawan tetapi lebih kepada harapan bahwa hal-hal yang berkaitan dengan kelemahan MCB dapat ditingkatkan dalam level yang diharapkan.

2. Memonitor pelaksanaan training itu sendiri
Dimana perlu diamati dengan baik bagaimana performance dan keterlibatan karyawan di dalam pelaksanaan training tersebut, apakah training tersebut secara efektif memuaskan dan dapat dimengerti dengan baik oleh karyawan dan lebih jauh lagi adalah usaha untuk mengukur level pemahaman karyawan sebelum dan sesudah training tersebut dilaksanakan. Dalam fase ini juga perlu dijabarkan dengan baik kepada atasan karyawan yang mengikuti training mengenai jalannya pelaksanaan training dan performance karyawan di dalam pelaksanaan training.

3. Memonitor efektivitas training
Dalam pelaksanaan training tentunya tidak semua karyawan mampu secara langsung untuk berubah sehingga dapat diprediksi akan terjadi tenggang waktu antara perubahan MCB yang diharapkan dengan berakhirnya waktu training. Pengukuran tenggang waktu ini perlu dilakukan untuk melihat efektivitas dari dampak training itu sendiri. Semakin kecil tenggang waktu yang terjadi maka akan semakin cepat dampak perubahan yang terjadi.

4. Mencantumkan hasil pelaksanaan training di dalam lembar penilaian kinerja yang akan dinilai dan dikomunikasikan secara terbuka kepada masing-masing karyawan serta mempengaruhi hasil akhir penilaian kinerja karyawan. Dengan mencantumkan rencana training dan hasil pelaksanaannya dalam penilaian kinerja maka pada setiap kesempatan pelatihan berikutnya karyawan akan berusaha untuk bersungguh-sungguh untuk mengikuti pelatihan dengan baik dan selanjutnya berusaha untuk mengaplikasikan hasil training dalam tugas sehari-hari.

Pada akhirnya perlu disadari dan dijelaskan dengan baik kepada seluruh karyawan bahwa masalah pelatihan dan pengembangan karir adalah bukan semata-mata tanggung jawab atasan akan tetapi juga merupakan tanggung jawab masing-masing karyawan. Semakin karyawan bertanggung jawab terhadap pengembangan dirinya maka akan semakin memudahkan bagi atasan untuk memantau dan menilai kemajuan kinerja karyawan dan pada akhirnya akan tercapai suatu budaya pembelajaran yang tinggi yang pada akhirnya akan menaikkan nilai produktivitas dan daya saing perusahaan (Kompas/Vibizmgmnt)