8 PRINSIP MANAJEMEN, BUAT APA?

Di perusahaan perusahaan PMA mulai tahun 2003 keatas hingga sekarang lagi demam sertifikasi, tentang Quality Management System, ISO 9000 series, ISO14000 maupun HPL, LEI, OHSAS, SMK3, GMP dan sebagainya. Apapun itu pastilah ada karena kecintaan akan mutu dan ingin budaya mutu mengalir dalam urat nadi setiap anggota organisasi/ perusahaan. Ada delapan prinsip agar hal ini terwujud, jika prinsip ini dilanggar, wal hasil ISO hanya diatas kertas saja., menjadi beban organisasi , hanya sebatas kesibukan paper work saja.

Idealnya Penerapan Quality Management System/ Sistem Pengelolaan Mutu ISO 9001 bisa berjalan dengan efektif dan bukan dijalankan karena keterpaksaan.

Kedelapan Prinsip Manajemen tersebut adalah;

Customer Focus Organization

Leadership,

Involvement of People,

Process Approach,

System Approach to Management,

Continual Improvement,

Factual Approach to Decision Making,

Mutually Beneficial Supplier Relationship

1. Perusahaan yang focus pada pelanggan/ Customer Focus Organization

Perusahaan dituntut untuk menghasilkan produk / jasa yang dapat memenuhi harapan dan memuaskan pelanggan bahkan dapat melebihi ekspektasi pelanggan. Caranya ialah mengukur seberapa jauh pelanggan puas, customer feedback, Survey, Questionair, Data komplin pelanggan, dsb. Kemudian menganalisa dan melakukan tindakan.

2. Gaya kepemimpinan/ Leadership

Pemimpin harus bisa berfungsi dengan baik, bisa memberikan panutan/ teladan / contoh (Role Model) yang baik bagi para karyawannya dan juga bisa menciptakan rasa aman dan nyaman bagi karyawan dalam bekerja.

3. Keterlibatan semua orang/ Involvement of People

Apabila fungsi leadership didalam Perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka diharapkan para karyawan memiliki rasa peduli terhadap Perusahaannya, karyawan merasa bahwa apabila perusahaan maju dan berkembang maka itu semua juga karena keterlibatan mereka.

Dapat dimulai dari hal hal yang mudah dan sederhana, misalnya saja datang tidak terlambat kekantor, mematikan AC / Lampu saat ruangan kerja tidak digunakan.

4. Pendekatan proses/ Process Approach

Perusahaan perlu menggunakan pendekatan proses dalam menjalankan kegiatan kerjanya. Dalam menjalankan proses bisnis, tentunya ada input – proses – output yang dilakukan ditiap tiap bagian. Dan input – proses – output antar bagian yang satu dengan bagian yang lainnya saling terkait. Artinya output dari suatu bagian akan menjadi input untuk bagian lainnya. Apabila kita tidak menghasilkan output yang baik, tentunya bagian lainnya juga akan menerima input yang tidak baik pula.

Sebagai contoh, marketing menerima input dari customer berupa permintaan order yang kemudian dip roses (buat surat penawaran, negosiasi) sehingga dihasilkan output Sales Order. Sales Order akan menjadi inputan bagi PPIC, yang akan diproses (dihitung kebutuhan bahannya) sehingga dihasilkan Permintaan Pembelian. Permintaan Pembelian akan diproses oleh bagian pembelian (memilih supplier, meminta penawaran ke supplier, negosiasi harga) sehingga dihasilkan Order Pembelian.

5. Pendekatan sistem pada manajemen/ System Approach to Management

Tentunya didalam Perusahaan dibutuhkan juga adanya suatu sistem / aturan aturan yang digunakan sebagai dasar bagi karyawan untuk melakukan kegiatan kerjanya.

Dengan adanya sistem / aturan yang jelas, maka tidak akan terjadi saling menyalahkan antar karyawan, apabila kita ingin menegur karyawan yang tidak melakukan kegiatan kerjanya maka kita mempunyai dasar yang jelas.

6. Peningkatan berkelanjutan/ Continual Improvement

Dengan semakin ketatnya persaingan di era global ini, biaya biaya yang semakin meningkat, maka perlu adanya peningkatan berkelanjutan yang harus dilakukan di Perusahaan.

Improvement bisa dilakukan dalam segala bidang.

Misalnya saja improvement terhadap mesin / alat kerja kita agar mesin kita bisa lebih hemat dalam penggunaan listrik / bahan bakarnya.

Atau improvement terhadap cara kerja yang dibuat lebih effisien, sehingga dengan bahan, tenaga kerja dan mesin yang sama bisa meningkatkan kapasitas.

Improvement terhadap penataan layout di produksi atau di gudang untuk mengurangi waktu tunggu.

Bisa juga dibentuk suatu Team Improvement didalam perusahaan, Team Improvement akan mengusulkan, melaksanakan dan mempresentasikan hasil improvement yang telah dicapai. Kemudian Perusahaan dapat menilai improvement improvement dari tiap Team, dan dipilih “the best improvement” yang akan diberikan penghargaan kepada Team tersebut.

7. Pendekatan Fakta pada pengambilan keputusan/ Factual Approach to Decision Making

Dengan prinsip ini, diajarkan bagaimana seharusnya Perusahaan mengambil keputusan keputusan dengan berdasarkan data data / laporan yang ada. Seringkali data data / laporan yang tersedia di Perusahaan tidak dimanfaatkan dengan optimal. Data / laporan hanya sekedar dibuat tanpa dianalisa lebih lanjut. Kegiatan ini juga erat kaitannya dengan analisa data menggunakan teknik statistic.

8. Hubungan dengan supplier yang saling menguntungkan/ Mutually Beneficial Supplier Relationship

Diharapkan Perusahaan bisa membina hubungan yang baik dengan para supplier, subkontraktor dan rekanan kerjanya. Menetapkan dan mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh supplier, Meningkatkan kemampuan kedua organisasi untuk lebih baik, Seleksi, meninjau dan mengevaluasi kinerja supplier untuk mengendalikan produk yang dipasok

Kemudian hasil penilaian tersebut kita sampaikan ke mereka. Apabila mendapatkan penilaian yang baik, dapat kita berikan penghargaan, ucapan terima kasih kepada mereka. Apabila masih ada penilaian yang kurang, kita dapat membantu mereka untuk melakukan perbaikan perbaikannya.