5W2H method - Sebelum melangkah ke solusi perbaikan

Metoda 5W2H adalah metode terstruktur, sebagai alat bantu memunculkan ide-ide dengan menggunakan serangkaian pertanyaan yang terkait dengan permasalahan atau tujuan yang ditetapkan. Alat bantu ini mendorong tim untuk memperhatikan dan menanyakan setiap aspek dari ssuatu masalah atau tujuan yang akan diselesaikan.

Rangkaian pertanyaan 5W2H ialah:
1. Apa (what).2. Kapan (when).
3. Di mana (where).4. Siapa (who).5. Mengapa (why).6. Bagaimana (how).7. Berapa biayanya (how much).
Metode ini dapat di aplikasikan dalam aktifitas:

• Menguji dan menanyakan suatu proses atau produk yang ditujukan untuk memunculkan ide-ide improvement.
• Menemukan potensi masalah atau peluang-peluang baru
• Mendampingi tim dalam memunculkan ide-ide
• Mengevaluasi semua isu-isu dan sebab masalah

Kita tahu dalam aktifitas problem solving tim terstruktur secara umum terdiri dari tahapan:

1. Penentuan permasalahan atau tujuan
2. Mengumpulkan data & memetakan kondisi/situasi
3. Menemukan penyebab atau peluang perubahan
4. Mengembangkan  dan merencanakan solusi perbaikan atau solusi perubahan
5. Mengimplementasi solusi atau perubahan
6. Mengukur keberhasilan dan hasil dari suatu perubahan
7. Menetapkan standard baru
8. Pengakuan dan penghargaan usaha tim

Metode 5W2H dapat dipakai pada tahapan:

1. Penentuan permasalahan atau tujuan
2. Mengumpulkan data-data dan pemetaan kondisi
3. Menemukan penyebab atau peluang perubahan
4. Mengembangkan dan merencanakan solusi perbaikan atau solusi perubahan

Metode ini biasanya dipakai pada pekerjaan/ aktifitas inovasi atau improvement, Change management, dan Manufacturing.
Untuk memperkaya ide, dapat dibantu SCAMPER tools.

Prosedur penggunaan metode 5W2H
Langkah 1 Visualkan masalah atau pernyataan tujuan kepada tim. Misalkan : Menurunkan jumlah kegagalan (defect) produk
Langkah 2  Buat tabel 5W2H di papan tulis dengan heading table nya ialah : 5W2H question
Langkah 3 Peserta menanggapi pertanyaan dan mengisi tabel
Langkah 4 Review ulang hingga didapatkan 5W2H paling baik sesuai konsensus tim.

"Sesuatu yang jelas, Hasilnya juga Jelas"

Saat menemukan masalah, 5W2H lakukan sebelum jumping ke mendiskusikan solusi, saat problem solving. Klarifikasi dan membuat jelas adalah tantang tim. Prinsipnya ialah menemukan penyebab, dont blame others & fokus pada proses.


Contoh:
Menurunkan jumlah kegagalan produk

Why:
Mengapa kita perlu menurunkan kegagalan produk?
Mengapa produk sampai dikatakan gagal?
Untuk menurunkan internal dan external cost impact dari kegagalan produk, tidak tercapainya spesifikasi XYZ.

What:
Apa produk spesifikasinya?
Apa proses/ aktifitas pengadaan produk?
Apa penyebab masalahnya?
Dimulai dari proses A s/d D, spesifikasi produk pada 5 parameter kualitas. Sebabnya parameter XYZ tidak terpenuhi.

Where:
Dimana kegagalan produk itu terjadi?
Produk gagal terjadi mulai dari process C.

Who :
Siapa saja yang terlibat dalam proses?
Siapa yang orang/ kelompok yang mengalami banyak masalah?
Operator, Teknisi, QC, Logistics, dan kegagalan terjadi di proses C dengan operator AB, AC dan AD serta Teknisi CD.

When:
Kapan biasanya kegagalan itu terjadi?
Saat pergantian shift
Saat proses B selesai, proses C melakukan kegiatannya, mesin belum 100% siap memproses namun pekerjaan sudah dilakukan.
Saat shift berganti, mesin harus di adjust oleh teknisi sehingga mesin harus dimatikan 10 menit, lalu bisa dijalankan.

How much:
Jumlah kegagalan ialah 2 pcs pershift, harusnya 0 kegagalan.
Dampaknya dilakukan rework, harusnya tidak ada rework.
Potensi biaya yang ditimbulkan ialah 200.000/ pcs, harusnya tidak ada kerugian biaya.

How:
Bagaimana proses kejadiannya sehingga gagal?
Tentukan sebabnya, fokuslah pada proses.
Sebab kegagalan ialah para proses C, mesin belum siap untuk memproduksi barang, walau sudah sudah sesuai adjustment dan waktu diam 10 menit.
Mesin belum siap digunakan saat sudah adjustment 10 menit dikarenakan suhu belum mencapai standard.
Suhu belum mencapai standard mesin sudah menyampaikan sudah siap digunakan, karena sensor suhu tidak melaporkan suhu yang sebenarnya, padahal sudah terkalibrasi.
Mengapa sensor suhunya demikian, karena jarak sensor ke bidang yang di sensor kurang dekat.

Dalam kegiatan 5W2H, fokus pada proses, bukan pada orang adalah lebih utama. 


Setelah tahap 5W2H diatas selesai, dilanjutkan dalam menemukan alternative penyelesaian masalah dan lanjut ke pelaksanaan perbaikan.

Semoga bermanfaat!